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Una parte esencial del éxito de un evento son sin duda los expositores. Pero, ¿cómo puedes atraer a los adecuados? El Marketing previo al evento es la solución!
La organización de un evento ferial es un proceso complejo que consta de muchas fases. Una de ellas es identificar a los expositores y ponentes que participarán. Se trata de una fase fundamental, sobre todo si tenemos en cuenta el papel clave de los expositores a la hora de atraer participantes (y patrocinadores) y, por tanto, en la generación de facturación de la feria.
Por lo tanto, intentemos identificar las actividades de marketing previas al evento que debemos llevar a cabo para atraer a los expositores adecuados para su feria, su conferencia o cualquier actividad que tenga en proyecto.
Analizar la audiencia e identificar expositores
Para atraer a los expositores adecuados, primero es esencial identificar su público objetivo y comprender sus expectativas sobre la experiencia del evento. Por lo tanto, si aún no lo ha hecho, invierta en un análisis profundo de la industria para estudiar su audiencia e identificar personas compradoras o, si está organizando un evento recurrente, analice datos históricos.
Este primer paso es crucial para adaptar el evento a las necesidades y deseos de su audiencia, garantizando la máxima participación y el éxito del evento.
Entonces puedes empezar a buscar expositores potenciales: haz estudios de mercado, lee listas de expositores que han participado en eventos similares o ediciones pasadas de tu evento, estudia sus sitios web y canales sociales.
Analizar potenciales expositores e identificar:
- su dirigidos: ¿Está en línea con el de su evento?
- i productos y servicios que ofrecen: ¿están acordes con la temática de la feria y con las expectativas de los participantes?
- experiencias pasadas: ¿Han participado ya en eventos similares? ¿Cuál fue su impacto?
- presupuesto y otros requisitos: ¿tienen, por ejemplo, requisitos logísticos como requisitos de espacio o requisitos de instalación?
Así que aprovecha esta fase del marketing previo al evento para estudiar a los expositores y hacer una selección inicial de aquellos que te parezcan más adecuados para tu evento.
Prepara una propuesta de valor irresistible
Identificar a los expositores adecuados no es suficiente, es fundamental desarrollar una propuesta de valor y una estrategia de comunicación atractiva, que explique a los potenciales expositores el valor de participar en su evento. Al fin y al cabo, el objetivo del marketing previo al evento es atraer a los mejores expositores a nuestro evento, no sólo identificarlos.
Póngase en contacto con marketing previo al evento
El primer punto de contacto entre usted (el organizador del evento) y los expositores potenciales suele ser un correo electrónico o una página de inicio del evento; por ello es fundamental que ambos tengamos un buen diseño pero, sobre todo, que contengan la información adecuada.
Entonces, considerando la información que los expositores necesitan antes de decidir si invertir en una feria comercial o no, incluya:
- ¿Qué paquetes de exhibición podría ofrecer?
- presentaciones, documentos e historias de éxito de ediciones pasadas,
- llamado a la acción para obtener más información o registrarse,
- otros detalles, como el programa completo del evento, ponentes ya confirmados, etc.
Proporcionar información adicional
A veces, la información contenida en un correo electrónico o en la página de inicio de su sitio web no siempre es suficiente para convencer a los expositores potenciales de participar en su evento; de hecho, es posible que necesiten más información y es fundamental que usted se la proporcione. ¿Pero cuál es esta información?
- Datos sobre el número de participantes esperados y sus características.: Proporcionar datos lo más detallados posible sobre los asistentes esperados, de modo que los expositores puedan predecir cuántos de ellos están dentro de su público objetivo y cuántos realmente tienen la capacidad de tomar decisiones de compra.
- ROI esperado y oportunidades del evento.: utilice datos de mercado o datos históricos (obviamente si están presentes) para proporcionar un pronóstico realista del ROI esperado e indicar qué actividades podrían llevar a cabo (ventas, networking, generación de leads, etc.)
- costes: con la inflación y aumento de costos que caracterizan los últimos años, este aspecto se vuelve muy importante en las decisiones de los expositores de participar o no en un evento; Por lo tanto, indica claramente los costos que el expositor tendrá que soportar y crea paquetes a diferentes niveles de precios, para atraer a expositores con diferentes rangos de presupuesto.
Comunicar de forma clara y transparente desde el inicio para construir una relación de confianza con los potenciales expositores y fomentar relaciones sólidas y duraderas.
Mantenga una comunicación abierta y constante durante todo el período previo al evento: envíe actualizaciones e información útil y responda todas las preguntas que le hagan los expositores, para evitar malentendidos.
Ofrecer experiencias valiosas
Sin embargo, proporcionar información y datos sobre los participantes, costos, retorno de la inversión esperado, etc. no es suficiente para tener una propuesta de valor irresistible y una estrategia de marketing previa al evento exitosa. Lo que realmente importa es elexperiencia que usted crea y transmite a los expositores, en particular: ¿el entorno de su evento promueve activamente el logro de los objetivos de los expositores? Si la respuesta es sí, todos querrán asistir a tu evento.
¿No sabes cómo crear el ambiente ideal? Aquí hay algunas cosas en las que trabajar:
- Programa del evento: si su evento, además del aspecto ferial, incluye oradores u otras actividades, asegúrese de que el programa apoye a los expositores; por ejemplo, evite programar oradores de alto perfil durante el horario de ferias comerciales.
- Networking y formación: Proporcionar a los expositores oportunidades de networking o formación. Podrías usar una aplicación de eventos como LetzFair Para fomentar el networking, gracias al sistema de matchmaking basado en IA será más fácil crear conexiones valiosas y será posible llenar momentos vacíos en el programa tanto de expositores como de participantes.
- Aumenta la visibilidad de los expositores: Ofrecer a los expositores oportunidades para destacarse; cree expositores premium o paquetes de patrocinio adicionales en la aplicación o sitio web de su evento, y otros beneficios.
- Utilice una aplicación de eventos: LetzFair ofrece una plataforma todo en uno repleta de Funciones lo que permitirá a los expositores crear su propio stand virtual en el que insertar información y documentos, comunicarse con los participantes a través de chats privados, obtener feedback en tiempo real gracias a la posibilidad de crear cuestionarios y encuestas y mucho más.
Transmitir claramente los beneficios y oportunidades que los expositores pueden esperar al asistir a su evento es fundamental para tener una estrategia de marketing previa al evento exitosa.
Monitorear y optimizar
Realice un seguimiento de las métricas más importantes, como la cantidad de respuestas a invitaciones a eventos y la cantidad de registros de expositores, y recopile comentarios sobre sus actividades de marketing previas al evento para evaluar su efectividad; Utilice esta información para mejorar sus futuras tácticas de marketing y aumentar el nivel de participación de los expositores.
Una forma de medir el nivel de satisfacción de los expositores es el NPS, o Net Promoter Score, que responde a la pregunta: "Del 1 al 10, ¿qué probabilidades hay de que recomiendes un producto, servicio o empresa a un amigo o colega?". leyes este artículo para saber qué es.
Conclusión
En resumen, utilizando el marketing previo al evento podrá atraer expositores y - en consecuencia - generar interés en su público objetivo, para tener un evento exitoso.
Desarrollar una propuesta de valor convincente y comunicar claramente los beneficios para los expositores es esencial para tener una estrategia efectiva; pero no olvides la fase de análisis, que te permitirá identificar puntos de mejora para el futuro.
Contáctanos para entender mejor cómo Letzfair ¡Puede apoyarlo en sus actividades de marketing previas al evento y más!
