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Para que su evento sea único e involucre al máximo a los participantes, ahora es fundamental utilizar las nuevas tecnologías, como software de gestión de eventos. Estos últimos son la base del futuro de los eventos, que cada vez se mueve más hacia una dimensión híbrida.
Los eventos híbridos, en particular, ofrecen la posibilidad de involucrar tanto al público presente en el sitio como al público en línea. Por lo tanto, es importante prestar la debida atención a la experiencia que tendrán estas dos categorías de participantes, porque solo de esta manera puede garantizar el éxito total de su evento.
Un ejemplo significativo de cómo el uso de software de gestión de eventos puede ayudar a crear un evento híbrido único es el "Experiencia de fanático virtual” concebido por NBA durante la temporada 2019-2020. Para llenar el vacío en las gradas causado por la pandemia, la conocida liga de baloncesto ha instalado pantallas LED alrededor de los patios de juego para mostrar a los fanáticos conectados desde casa en las gradas. Al hacerlo, no solo ha permitido a los fanáticos ver partidos de forma remota, sino que también ha creado una vibrante e inclusiva mediante una experiencia virtual.
Durante el partido los participantes pudieron interactuar con otros aficionados, presentadores e incluso con los jugadores. Y lo que permitió el éxito del evento estuvo ahí comunicación bidireccional, es decir, la posibilidad de comunicarse tanto con el público presente físicamente como con el online. Este enfoque particular ha aumentado el compromiso, contribuyendo a mejora de la experiencia de los participantes al evento.
Este ejemplo demuestra cómo crear unexperiencia única para los participantes es posible gracias al software de gestión de eventos, ya que estas herramientas son capaces de integrar el lado virtual con el físico.
Pero, ¿cuáles son las 4 características de un software de gestión de eventos que te permiten mejorar la experiencia de los participantes? ¡Veámoslos juntos!
1. Interactividad
lainteractividad es un elemento fundamental para involucrar a los participantes y hacer más estimulante la experiencia de participación. El software de gestión de eventos puede proporcionar varias funciones para respaldar esta función, como: chat en tiempo real, encuestas e gamification. Estas herramientas permiten a los asistentes interactuar activamente con el evento y con otros asistentes, tanto en línea como en persona.
2. Personalización
La Personalización de experiencia es otro aspecto importante. El software de gestión de eventos no solo es 100% personalizable en los logotipos y colores del organizador, sino que también le permite recopilar adquirir sobre los participantes, así que desde crear programas personalizados. Por ejemplo, el sistema ofrece a los participantes talleres, conexiones y empresas similares a su perfil gracias a un sistema de emparejamiento, basado en IA e integrado dentro del software de gestión de eventos. De esta forma, se crea una experiencia a medida para cada participante, elevando el nivel de implicación y satisfacción.
3. Accesibilidad del software de gestión de eventos
laaccesibilidad es un elemento clave en la realización de un evento. Gracias a un software de gestión de eventos es posible subtitular los discursos, utilizar herramientas de traducción instantánea para diferentes idiomas y ofrecer opciones de accesibilidad para participantes ciegos o con discapacidad visual. De esta manera, todos tendrán acceso a la misma información y participa activamente en el evento, tanto presencial como online.
4. Creación de una comunidad
La construcción comunitaria es fundamental para aumentar el interés de los visitantes. Como se ve en el ejemplo inicial, un software de gestión de eventos te permite crear una comunidad, en la que quienes participarán en tu evento podrán compartir información e interactuar con otros usuarios antes, durante y después del evento. Pero también reciba un avance de las noticias relacionadas con el evento y revise los discursos a pedido en cualquier momento. Todo ello ayuda a crear una mayor cohesión entre los participantes y a aumentar la sentido de pertenencia.
Conclusión
Podemos decir que el uso de software de gestión de eventos puede ayudar a crear una experiencia más atractiva y personalizada para los asistentes al evento. El ejemplo de la iniciativa NBA, nos muestra cómo un público en línea puede ser sumergido en una experiencia en vivo manteniendo viva la participación y creando una comunidad activa durante todo el año.
Hemos visto cómo funciones como la personalización, la interactividad y la accesibilidad lo hacen posible, pero el software de gestión de eventos como LetzFair tiene muchas otras funciones que pueden ayudar a que su evento sea más atractivo.
