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Ya sea que se trate de una experiencia pequeña o grande, ya sea un organizador experimentado o un principiante, el proceso de organización del evento es crucial.
Organizar un evento implica un conjunto de actividades. Consiste, en efecto, en saber coordinar el trabajo de un gran número de personas, así como las operaciones logísticas. Contactar con los ponentes, establecer los detalles de cada cita o encuentro, acordar con los expositores tiempos y espacios: son solo algunos de los elementos a tener en cuenta.
Organizar un evento te permite prever y anticiparte a cualquier problema, respetar los tiempos y presupuestos establecidos, no descuidar nada importante y trazar un perfil general.
Por eso, en el artículo de hoy te ofrecemos 5 consejos para sentar las bases de tu próxima feria o congreso.
1. La visión durante la organización del evento
Antes de sumergirse en los aspectos más prácticos, es importante que exista una visión a respetar en torno a su proyecto. Establece cuál te gustaría que fuera el resultado final, cuál debe ser la sensación que deja en los participantes. Luego, en detalle, haz una lista de objetivos concretos: será más fácil alcanzarlos una vez que hayas establecido una "pauta" previa.
De esta forma, tú y todo tu equipo podréis beneficiaros de él, como cualquiera que quiera participar en la organización del evento. De hecho, tener un equipo competitivo, coordinado y motivado por tus propios motivos, no es un elemento a subestimar: la unión hace la fuerza, incluso en la organización de un evento.
El talento gana juegos, pero el trabajo en equipo gana campeonatos.
Michael Jordan
2. Establece tu presupuesto para la planificación del evento
Establecer el monto a destinar para la organización de tu evento puede ser la fase más inquietante y aburrida de tu proceso. Pero junto con la visión representa una guía esencial para decidir cada detalle.
Ya sea un evento pequeño o grande, debe tener una idea clara de cómo distribuir sus costos y a qué elementos apuntar o renunciar. Una vez confirmada la disponibilidad, puedes pasar a elegir tus insumos. Algunos de los elementos a considerar son los costos de producción, el costo de los oradores potenciales y los costos relacionados con alimentos, bebidas y, posiblemente, servicios de catering temporales.
3. Fecha y lugar en la organización del evento
Si bien la visión y el presupuesto son los puntos de partida para planificar su evento, la fecha y el lugar determinarán en gran medida qué tan satisfechos están sus asistentes.
En cuanto a la fecha del calendario, no puedes dejar de considerar factores como el clima, los eventos de tus competidores o los periodos vacacionales. Especialmente si se trata de eventos internacionales e híbridos, deberá tener en cuenta las diferencias horarias entre sus clientes. Obviamente, asegúrese de organizar salas virtuales durante las horas en que los participantes extranjeros estén despiertos. Asimismo, evita que tu evento caiga en días festivos, cuando la gente suele estar mucho más ocupada.
También hay muchos factores a considerar al elegir la ubicación perfecta. En primer lugar, hablemos del número de participantes registrados y la naturaleza de las actividades. Pero no olvide la capacidad y accesibilidad del lugar, la presencia de un espacio de estacionamiento dedicado y estructuras que cumplan con las pautas de salud.
4. Concéntrese en un diseño y contenido convincentes
Por lo tanto, ha establecido el tema de su evento, ha elegido el presupuesto adecuado y no se ha olvidado de estudiar la fecha y el lugar perfectos. No obstante, si quieres dejar aún más satisfechos a los asistentes con esta experiencia, asegúrate de atribuirle un diseño acorde con el concepto de tu feria o congreso. Esta fase, por lo tanto, coincide con ese conjunto de elecciones en cuanto a estilo, decoración, uso de sistemas de iluminación particulares y, sobre todo, la gráfica a utilizar durante, antes y después de su evento.
No olvide por tanto que, independientemente de la motivación del participante individual, su objetivo debe ser lograr su satisfacción. Para lograrlo, también deberá centrarse en contenido atractivo y estimulante, que garantice la inclusión, la diversidad y la equidad.
5. Elige bien con quién colaborar
Elegir correctamente con quién compartir esta experiencia es el último paso para alcanzar el éxito. Elige con cuidado a los ponentes de tu evento, y no te fíes únicamente de sus conocimientos; Considere también las habilidades en la comunicación, en la transmisión de un mensaje.
Si ya ha probado suerte en la organización de un evento, utilice su conocimiento para evaluar con qué socios ha logrado el mayor éxito; crea relaciones con ellos, para obtener también beneficios de costo y tiempo reducidos. Si por el contrario eres principiante, pedir información a compañeros con experiencia en el sector te dará un gran empujón.
Conclusiones
En última instancia, la organización del evento puede ser la etapa más difícil del proceso de organización. De la misma manera, sin embargo, no puedes privarte de él ni subestimarlo en absoluto.
De hecho, sería impensable no darle la debida importancia a todo lo que gira en torno a la experiencia en sí. Cada paso representa un elemento insustituible: sin una visión no sabrá cómo dirigir las elecciones con respecto a la organización. Si no calculas el presupuesto, no sabrás por qué alternativa apostar en cuanto a costes. Sin una ubicación adecuada, sin oradores profesionales o contenido adecuado para su público objetivo, los clientes pronto olvidarán la experiencia que acaban de tener.
Por lo tanto, estos 5 consejos pueden ser un buen punto de partida para apuntar al éxito de su evento.
