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Para muchos organizadores de eventos, los eventos híbridos siguen siendo una empresa relativamente nueva, que presenta el desafío de involucrar a dos audiencias muy diferentes al mismo tiempo. Aquí hay 13 consejos para evitar las trampas que pueden ocurrir fácilmente.
Si bien los eventos híbridos pueden ser la solución tanto para quienes prefieren ir físicamente como para quienes prefieren participar en línea, también presentan una nueva serie de obstáculos para los organizadores. Si bien siempre ha sido lo suficientemente desafiante satisfacer las necesidades de una audiencia, ahora hay dos audiencias, a menudo con necesidades radicalmente diferentes entre sí, para participar.
Estos son nuestros consejos sobre 15 errores comunes que se deben evitar al planificar un evento híbrido.
1. Elige la plataforma equivocada
La plataforma que elija para su evento debe tener la funcionalidad adecuada para admitir eventos híbridos. Entre las funciones más importantes se encuentran aquellas que permiten a los asistentes virtuales y presenciales interactuar entre sí a través de una aplicación móvil para asistentes en vivo y también una opción de escritorio para aquellos que se conectan de forma remota.
También es importante elegir una plataforma híbrida que pueda facilitar la interacción entre los oradores y el público, así como proporcionar análisis detallados mediante el seguimiento de acciones como respuestas a encuestas, tiempo dedicado a las sesiones, comentarios y más.
La plataforma LetzFair por ejemplo tiene todas estas características y mucho mas, estando diseñado para este tipo de necesidades.
2. Falta de pruebas y juicios
Si bien no siempre es una prioridad, probar y probar el correcto funcionamiento de los activos virtuales de un evento híbrido son tan importantes como los aspectos físicos. Todas las herramientas deben probarse con anticipación, incluidas funciones como Zoom. Así podrás comprobar que el audio, vídeo, luz etc.. están configurados correctamente.
3. Infraestructura inadecuada
Antes de iniciar eventos híbridos con transmisión simultánea, debe asegurarse de que el lugar desde el que está transmitiendo tenga la red wi-fi adecuada para ese propósito. De hecho, muchos eventos sobrestiman la capacidad de su wi-fi, lo que dificulta la transmisión simultánea y genera insatisfacción por parte de los visitantes.
4. Trata a ambas audiencias por igual
Si bien establecer una conexión entre audiencias remotas y en persona es importante para la participación, no todo será relevante para ambas audiencias. Es importante proporcionar contenido personalizado para cada audiencia, lo que se puede hacer utilizando una plataforma que puede establecer agendas y canales de comunicación separados.
5. Presentadores virtuales
Mantener a la audiencia virtual comprometida y no sentirse relegada al margen es clave. Contratar a un presentador virtual para que actúe como la voz de la audiencia remota puede ayudarlos a sentirse parte de la acción. El presentador debe moderar el chat, monitorear las preguntas y pasarlas a los oradores, todo para involucrar a aquellos que no están físicamente en el evento.
6. Comercialización inadecuada
A la hora de promocionar el evento, deja claro que será un evento híbrido y qué ofertas específicas habrá para cada público. A medida que todo el programa esté en línea, produzca contenido que aumente el interés y atraiga a los visitantes. Para obtener la máxima eficacia, utilice las redes sociales realizando actividades patrocinadas.
7. Formación inadecuada de los oradores
Los oradores acostumbrados principalmente a eventos en vivo también pueden necesitar una capacitación especial para atraer a una audiencia virtual. Incluso los oradores con experiencia en eventos virtuales pueden tener dificultades para atraer a ambas audiencias. Los oradores deberán encontrar formas de involucrar a ambas audiencias al mismo tiempo, lo que puede requerir capacitación específica.
8. Contenido demasiado diluido
El contenido pesado y las presentaciones largas que podría tolerar una audiencia en vivo son aún más difíciles de seguir para una audiencia remota. Es aún más importante mantener el contenido atractivo en un entorno híbrido. Mantener el contenido corto y enfocado y usar imágenes creativas es agradable para ambas audiencias.
9. Agenda demasiado ocupada
Es probable que la capacidad de atención de una audiencia virtual que mira desde casa sea menor que la de los que asisten al evento en persona. Los días llenos de largas sesiones son difíciles y agotadores, especialmente cuando se ven frente a una pantalla. Es preferible un evento repartido en unos pocos días con períodos de sesiones más cortos. Ambos espectadores apreciarán los descansos y el tiempo para establecer contactos, tanto de forma virtual como en persona.
10. Ignora las oportunidades de patrocinio
Los eventos virtuales durante la pandemia han demostrado que tales eventos pueden atraer a grandes audiencias, a veces más grandes que los eventos en vivo que reemplazaron. Si cree que su evento híbrido podría atraer a una gran audiencia remota, puede existir la posibilidad de un patrocinio lucrativo. Resalte esto ofreciendo anuncios publicitarios, agradecimientos, videos cortos de patrocinadores, sesiones organizadas por patrocinadores, una página de patrocinadores en el sitio web del evento y opciones de generación de prospectos.
11. Sin seguimiento posterior al evento
Haga que el contenido grabado esté disponible a pedido después del evento. El contenido grabado producido durante el evento no solo es útil para que los asistentes quieran escucharlo nuevamente, sino que también se puede usar para promover eventos futuros, generar membresías y construir una comunidad en línea. Además, aproveche las oportunidades para promocionar eventos futuros entre los asistentes en línea, alentándolos a asistir en persona en el futuro. El marketing posterior al evento puede incluir compartir información de encuestas, publicar eventos destacados en las redes sociales y otras estrategias para mantener el interés.
12. Ignora la creación de redes para los participantes virtuales
Si bien la creación de redes entre los asistentes en persona generalmente se soluciona sola, la audiencia virtual debe tener oportunidades creadas para ellos. Necesitarán salas de chat virtuales y sesiones interactivas donde los participantes remotos puedan conocerse e interactuar. Otros métodos incluyen proporcionar anfitriones y moderadores para facilitar las interacciones, introducir canales de redes sociales dedicados al evento, encuestas en tiempo real e intercambios de tarjetas de presentación virtuales.
Igualmente importante es alentar a las audiencias en vivo y virtuales a conectarse entre sí. Proporcionar a los participantes acceso en persona a la misma plataforma y herramientas utilizadas por la audiencia virtual les permitirá acceder a salas de chat y otros canales de redes virtuales.
13. Registro inflexible
En estos días, con restricciones de viaje y otras regulaciones en constante cambio, es difícil para los asistentes saber si podrán asistir a un evento en persona o no. Si es posible, facilite a los asistentes cambiar entre presencial y virtual. Asimismo, la agenda del evento debe ser flexible, permitiendo a los asistentes elegir en qué canciones participar. Esto es especialmente importante para los asistentes virtuales que no quieran asistir a todo el evento.
Conclusiones
Los eventos híbridos esconden muchas trampas que, si no se anticipan, pueden socavar el éxito del evento.
Plataformas como LetzFair te ayudan a gestionar tu evento híbrido cuidando toda la parte virtual para permitirte evitar los mayores errores y allanar el camino para el éxito de tu evento.
Si estás pensando en realizar eventos híbridos y aún no sabes qué plataforma elegir solicite una demostración de LetzFair ahora
