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Un año después de que la pandemia obligara a detener los eventos presenciales, las cosas finalmente están mejorando: el artículo contiene algunos consejos útiles para prepararse para el regreso de los eventos presenciales.
Un año después de que la pandemia obligara a parar los eventos presenciales, las cosas por fin están mejorando: pronto volveremos a los eventos presenciales (en España se reiniciaron a mediados de marzo) y habrá que estar preparados para hacer una transición suave desde eventos online hasta los físicos.
El artículo contiene algunos consejos útiles para prepararse para su regreso.
- LA SEGURIDAD ESTÁ ANTE TODO
Antes de relanzar las experiencias en persona, los organizadores de eventos deben considerar cuidadosamente los riesgos de seguridad y protección de su evento. Muchos factores pueden influir en el perfil de riesgo de un evento, incluida la ubicación del lugar, el propósito del evento y los asistentes al evento.
Siguiendo la experiencia de los funcionarios y reguladores de la salud, los eventos deberán adoptar nuevas políticas y procedimientos para minimizar el contacto físico y maximizar la salud y el bienestar de sus asistentes.
Como todos representan un riesgo potencial de transmisión, es fundamental tomar las medidas de seguridad y gestión de riesgos adecuadas, al igual que comunicar los requisitos y responsabilidades del personal y los participantes durante estas circunstancias sin precedentes.
Según el "Guía de seguridad para eventos de COVID-19"De Eventbrite, el proceso de seguridad se puede dividir en cuatro fases:
- Evaluación de los riesgos del evento y el potencial de transmisión del virus. Este paso ayudará a identificar los riesgos inherentes y otros factores que pueden afectar el evento y comprender las opciones de mitigación para reducir el riesgo de transmitir COVID-19 al evento.
- Implementación de medidas de seguridad. En esta etapa, es útil pensar en cómo prepararse y responder a los riesgos antes, durante y después del evento.
- Comunicación de políticas y procedimientos. Estas políticas deben comunicarse a los asistentes y al personal del evento. Se pueden compartir en línea en el sitio web y la página de boletos, en el correo electrónico de confirmación para los compradores de boletos, en la entrada, dentro del evento mismo a través de carteles y anuncios, y con el personal en una sesión informativa previa al evento.
- Mayor control de las medidas. En esta etapa, debe verificar las reglas y regulaciones locales el día anterior y el día del evento para detectar posibles cambios.
2. CONOCE CÓMO OTROS PAÍSES HAN GESTIONADO LA REAPERTURA DE EVENTOS EN PRESENCIA
Obtener información crucial sobre cómo países como España han comenzado a reabrir de manera segura puede ayudarlo a obtener ideas y evaluar si sus medidas también pueden ser factibles para eventos físicos en Italia.
3. PASO GRADUAL POR EVENTOS SOCIALMENTE DISTANTES
A medida que comienza la reapertura, es posible que aún existan muchas medidas de seguridad, lo que lleva a un aumento de los eventos socialmente distantes.
La pandemia, de hecho, ha cambiado las principales consideraciones habituales para los organizadores de eventos.
Una forma de regresar fácilmente a los conciertos y otras grandes actuaciones son los eventos de autocine, que experimentaron un resurgimiento el otoño pasado.
Limitar la cantidad de personas que pueden estar presentes al mismo tiempo en el espacio de un evento puede parecer difícil, pero los organizadores de una amplia variedad de eventos usan "intervalos de tiempo" para administrar el flujo de asistentes.
4. PORQUE LOS EVENTOS VIRTUALES NO VAN A ESCAPAR
Cuando regresen los eventos presenciales, las limitaciones de capacidad pueden limitar la cantidad de personas con boletos que un evento podrá tener, y es posible que algunos asistentes no se sientan cómodos regresando a los eventos presenciales de inmediato. La solución: eventos híbridos que tienen asistentes presenciales y virtuales y brindan accesibilidad y un flujo de ingresos adicional.
Incluso cuando las restricciones de COVID-19 disminuyan, los eventos virtuales seguirán siendo importantes. Solo en el último año, los beneficios de los eventos virtuales se hicieron evidentes y los organizadores aprendieron rápidamente cómo dirigir eventos virtuales.
Para gestionar mejor la transición de eventos virtuales a presenciales y, al mismo tiempo, organizar eventos híbridos, las soluciones tecnológicas ad hoc serán cada vez más ventajosas. La plataforma LetzFair nació precisamente por eso: brindar funciones útiles para satisfacer las necesidades de organizadores, expositores y patrocinadores, ya sean eventos físicos, virtuales o híbridos.
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