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¿Cómo pueden los organizadores comercializar sus eventos híbridos para destacar y atraer asistentes tanto presenciales como virtuales?
Los eventos híbridos requieren que los organizadores atraigan a los asistentes en persona sin alienar a los asistentes virtuales y que compitan por la atención de las audiencias virtuales en un mercado saturado.
Como resultado, se abre un nuevo desafío para los organizadores: sus ofertas virtuales deben ser lo suficientemente convincentes como para atraer a una audiencia remota abrumada con un exceso de opciones, pero no lo suficientemente convincentes como para desalentar la participación en persona.
La resolución consiste en enmarcar las actividades de marketing en términos de los beneficios que ofrece cada opción, no en términos de por qué una es mejor que la otra.
Idealmente, los esfuerzos de marketing del evento deberían integrarse a la perfección con su formato híbrido. Por lo tanto, antes del evento, la campaña de marketing debe enfatizar:
- la flexibilidad y accesibilidad que ofrece la participación virtual;
- la experiencia atractiva que se deriva de la presencia en persona;
- la posibilidad de interacción bidireccional entre participantes en vivo y participantes remotos.
Veamos a través de qué estrategias es posible lograr los objetivos mencionados.
1 Organice una vista previa del evento para familiarizar a los asistentes con la plataforma de eventos virtuales
Uno de los beneficios de un formato en línea es que ofrece muchas oportunidades para la participación previa al evento.
Por ejemplo, una transmisión en vivo de teaser puede permitir a los asistentes potenciales obtener una vista previa del contenido del evento y, al mismo tiempo, mostrar el compromiso y la interactividad que ofrece su plataforma. Esto brinda a los asistentes virtuales potenciales la capacidad de explorar el formato en línea con anticipación, y aquellos que planean asistir en persona también tendrán un incentivo para familiarizarse con la plataforma con anticipación.
2 Ofrezca contenido solo de audio para evitar la fatiga del zoom
Limitados al aspecto virtual de los eventos híbridos, los asistentes potenciales pueden experimentar "fatiga de zoom", así como fatiga no solo de ser vistos sino también de ver a otros en una pantalla, y algunos pueden preferir la participación solo a través del audio. .
Si bien sigue siendo una buena idea ofrecer contenido de video y funciones más interactivas, como preguntas y respuestas, es una buena idea diseñar algunas sesiones que funcionen de manera similar a los podcasts. Por otro lado, la participación en línea se basa en la elección: puede ir desde la concentración mínima, requerida por el audio de fondo, hasta la participación máxima, facilitada por cadenas de comentarios y encuestas en vivo.
3 Posicionar los eventos más pequeños como exclusivos en lugar de limitados
Al comercializar la experiencia en vivo, los organizadores deben pensar en experiencias únicas por las que físicamente valga la pena estar allí.
Los asistentes potenciales pueden encontrar una desventaja en un evento pequeño y preguntarse cuál es el potencial de creación de redes de un evento con 10, 20 o 45 personas en comparación con los cientos a los que podrían estar acostumbrados.
De hecho, las multitudes más pequeñas facilitan la creación de experiencias únicas que impulsarán la venta de entradas y también atraerán la atención de los asistentes remotos: por lo tanto, se debe combatir la sensación de que el evento en vivo está limitado centrándose en su diseño y enfatizando el aspecto de la experiencia en comunicaciones Debe haber una sensación de lujo, novedad u oportunidad única.
4 Utilice el lugar para que la experiencia en persona valga la pena
Dado que los asistentes pueden sintonizar eventos en cualquier parte del mundo a través de la asistencia virtual, los organizadores deben pensar en cómo destacar el lugar de su evento.
Para promover la participación en persona y optimizar las oportunidades de promoción cruzada, considere alojar a un influencer en el lugar para que intervenga antes del evento.
Otra idea la expuso Meschida Philip, directora del 1261 Film Festival, durante una entrevista con Hybrid Event Revolution: Philip explicó cómo pudo montar uno de los conciertos de su festival híbrido junto a una cascada, un escenario que no han sido posibles con una gran audiencia. Una experiencia inmersiva y memorable como esta será una atracción tanto para los asistentes en vivo como para aquellos que la sintonizan desde casa.
5 Aprovechar la interacción híbrida para tranquilizar a los posibles participantes
El marketing de eventos también debe tener en cuenta la interacción entre las audiencias presencial y virtual.
Con este fin, el fundador de MeetingPlay, Joe Schwinger, hablando en Hybrid Event Revolution, recomendó configurar un sistema de "embajador" a través del cual los asistentes en vivo se emparejarían con un grupo de asistentes remotos. Al asumir el papel de persona influyente, el embajador presente en persona se ofrece como voluntario para compartir los aspectos más destacados del evento y responder preguntas.
6 Use las redes sociales para construir una comunidad en línea para un compromiso continuo
La planificación de actividades relacionadas con eventos en redes sociales debe estar orientada a largo plazo: eventos dedicados, grupos de Facebook, hashtags que se mantengan vivos y en circulación, cuentas de Instagram que muestren el detrás de escena de la producción de eventos y destaquen tanto a los oradores que los influencers, así como los miembros particularmente activos de la comunidad con cosas interesantes que decir.
La creación de una comunidad de redes sociales en torno al evento y su marca proporcionará iteraciones futuras, productos derivados y más con una audiencia lista y esperando.
Como estrategia final, las publicaciones en redes sociales diseñadas profesionalmente pueden ayudar a generar rumores en línea mientras fortalecen la marca del evento. Idealmente, los asistentes en persona y los asistentes remotos deberían interactuar activamente entre sí en línea incluso antes de que comience el evento.
En conclusión, los eventos híbridos no solo representan un desafío de marketing, sino que también brindan una oportunidad de innovación que se traduce en fortalezas únicas.
El truco no es solo obtener lo mejor de cada formato individualmente, sino optimizar la forma en que funcionan juntos y LetzFair puede ayudarlo a lograrlo gracias a tecnologías patentadas desarrolladas para integrar y maximizar eventos físicos con herramientas en línea dedicadas.
