phygital

I 5 errori da non commettere quando organizzi un evento phygital

La modalità phygital, anche detta “ibrida”, è quella che combina la possibilità di partecipare ad un evento in presenza (modalità fisica), ma anche virtualmente (modalità digital). In questo periodo di incertezze relative alla situazione sanitaria sembra la soluzione perfetta per poter garantire la riuscita del tuo evento. 

Infatti, in questo modo potrai garantire la sicurezza dei tuoi partecipanti, che avendo anche la possibilità di partecipare anche da remoto non creeranno assembramenti evitabili. Inoltre, potrai raggiungere anche gli interessati più lontani geograficamente, che potranno comodamente connettersi da casa senza perdere l’opportunità di far parte del tuo evento.
Tutto sembra perfetto, ma attento a non sottovalutare alcuni aspetti fondamentali per gli eventi ibridi!
Ecco qui alcuni degli errori che potresti commettere durante l’organizzazione di un evento phygital, ma che dovrai assolutamente evitare!

  1. Gestire male le tempistiche 

E’ vero che questo tipo di eventi porta a grandi risultati, ma è altrettanto vero che l’organizzazione nei minimi dettagli non può essere trascurata. Infatti, devi considerare che questa modalità di svolgimento richiede la gestione sia dell’aspetto fisico che virtuale, per cui devi partire con i lavori con più margine di anticipo rispetto ad eventi che consentono una sola modalità di fruizione.
Nello specifico, per la parte fisica dovrai occuparti degli spazi, della logistica, della strumentazione tecnica e degli adempimenti in termini di sicurezza sanitaria. Per la parte virtuale ti toccherò invece trovare uno spazio su cui trasmettere l’evento, come una valida piattaforma per eventi, e poi svolgere numerosi test tecnici di connessione, trasmissione dati, gestione dati personali e tanto altro ancora..
Tieni a mente questi aspetti e inizia ad organizzare con largo anticipo per assicurarti di avere tempo a sufficienza per fare tutte le prove tecniche e garantire un’ottima riuscita dell’evento. 

  1. Dimenticarsi dei partecipanti virtuali  

Un grave errore in cui potresti incorrere è quello di dimenticarti di ingaggiare anche il “pubblico da casa”. Infatti, il rischio è che i partecipanti digitali si perdano tutto l’aspetto di interazione tra loro, fondamentale in un evento, e che durante gli speech non possano intervenire per commentare o esporre eventuali dubbi. La gente ricorda le esperienze negative, e a nessuno piace sentirsi escluso, quindi se vuoi garantire un’esperienza positiva a tutti i partecipanti, e non rovinare l’immagine del tuo brand, dedica attenzioni anche a questo aspetto.
Per evitare di compiere questo grave errore, il primo passo è quello di dotarsi di una piattaforma per eventi che permetta e incentivi l’interazione tra i partecipanti (sia fisici che virtuali), e che consenta al pubblico digitale di intervenire durante uno speech, per esempio attraverso una semplice chat. 

  1. Non coinvolgere nel post evento 

Il coinvolgimento del pubblico non finisce al termine dell’evento fisico. Se vuoi ottenere un’esperienza memorabile devi offrire contenuti o attività coerenti con l’argomento dell’evento anche una volta terminato quest’ultimo. Una piattaforma per eventi ti aiuterà ad arrivare ai tuoi partecipanti anche in questa fase successiva, e queste iniziative ti potranno portare alla creazione di una community attorno al tuo evento. 

  1. Non sfruttare i dati 

Un evento (anche parzialmente) virtuale implica la raccolta di dati relativi ai partecipanti, che non sempre è possibile raccogliere negli eventi fisici.
Dotandoti di una piattaforma per eventi potresti raccogliere dati sul comportamento nel pre- post e durante l’evento dei tuoi utenti virtuali, ma anche di quelli fisici che si registrano alla piattaforma. Inoltre, potrai andare alla ricerca attiva di dati ulteriori condividendo sondaggi per indagare il sentiment del tuo evento e raccogliere dati preziosi per indirizzare le tue future strategie di marketing verso una personalizzazione efficace

  1. Scegliere la piattaforma per eventi sbagliata 

Ultimo errore, ma non per importanza, è la scelta sbagliata della tecnologia che offrirai al tuo pubblico. Nel caso di eventi non solo fisici è ancora più impattante sulla soddisfazione dei partecipanti la varietà di funzionalità che puoi garantirgli per viversi al meglio i/il giorni/o d’evento.
Di piattaforme per eventi ce ne sono diverse, alcune di più semplice utilizzo e alcune più complesse, alcune con più funzionalità, alcune con meno. 
@LetzFair offre una piattaforma semplice ed intuitiva, che garantisce tantissime funzionalità diverse che portano valore al tuo evento ibrido:

  • Chat, videochat, gamification e possibilità di proporre e pubblicizzare altre attività di interazione tra partecipanti che portano alla formazione di una community attorno al tuo evento, anche dopo il termine dello stesso,
  • raccolta dati preziosi su comportamenti e preferenze dei tuoi partecipanti che rimangono in tuo possesso, con possibilità di cercare info attivamente inviando sondaggi con cui indagare il sentiment dei partecipanti relativo al tuo evento,
  • stand digitale per i tuoi espositori/sponsor, ovvero degli spazi di visibilità che vanno oltre i giorni di evento

… e tanto tanto altro ancora!

Richiedi una demo personalizzata della piattaforma per eventi LetzFair per capire quali altre funzionalità offerte fanno al caso tuo per l’evento che stai organizzando!
Scopri come poter dare maggiore valore al tuo evento senza incorrere nei pericolosi errori che abbiamo citato, grazie alla giusta tecnologia per eventi fisici, digitali e phygital. 

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