Quanto costa un software per eventi?

Non c’è dubbio: se lavori nella event industry, presto o tardi le circostanze ti hanno spinto a chiederti quanto costi un software per eventi.
La domanda che forse (ancora) non hai avuto occasione di porti è: dovrei invece iniziare a considerarlo un investimento?
Spoiler: la risposta è sì.

Quando si pianifica un evento, ogni voce di spesa va attentamente valutata: allestimenti, catering, location, staff… e poi arriva lui: il software per eventi.

Una voce che ormai tutti gli organizzatori oramai prendono in considerazione – il settore sta vivendo una crescita esponenziale in termini di digitalizzazione – e tuttavia spesso viene inserita in fondo al budget, magari con un punto di domanda a fianco perché, per questo o quel motivo, non si hanno abbastanza informazioni a riguardo e lo considerato un optional da adottare giusto se rimane un margine da poter spendere.

Ma quanto costa davvero un software per eventi?
E soprattutto: vale davvero la pena investirci?

In questo articolo cerchiamo di rispondere a uno dei dubbi principali dei professionisti del settore, analizzando i costi reali (e quelli nascosti), i diversi modelli di pricing e, soprattutto, i vantaggi concreti. Perché in fondo la domanda giusta non è “quanto costa?”, ma “quanto mi fa guadagnare?”.

Perché il software per eventi non è un optional

Partiamo da un cambio di prospettiva.
Pensare al software come a un semplice strumento facoltativo, da acquistare solo se si desidera offrire ai propri partecipanti una “cosa in più”, significa restare ancorati a un’idea superata di organizzazione. Oggi il software per eventi non è un accessorio ma uno strumento strategico tanto quanto lo è la scelta di una location, la selezione degli espositori o la valutazione delle sponsorship.

Un software ben scelto non si limita a gestire alcuni elementi dell’evento, come registrazione o check-in, bensì ottimizza il tempo del tuo team, valorizza gli sponsor, raccoglie insight preziosi sul comportamento dei partecipanti, semplifica la comunicazione e offre ai partecipanti la possibilità di vivere una vera e propria esperienza.

Modelli di costo

Il costo di un software per eventi può variare molto in base al tipo di evento, al numero di partecipanti e alle funzionalità necessarie.
Per semplificare, si potrebbero riassumere i modelli più diffusi con:

• Licenza per singolo evento: adatta a eventi one-shot, fiere o congressi che si tengono a cadenza annuale. Costo contenuto, ma l’utilizzo è limitato nel tempo e, quando esso si esaurisce, non ne rimane traccia;
• Abbonamento annuale: ideale per chi organizza più eventi durante l’anno e desidera monitorare un flusso di lavoro continuo, nonché per poter costruire un vero e proprio progetto a lungo termine;
• Prezzo modulare su misura: iper-personalizzabile dove si paga esclusivamente per le funzionalità selezionate. Soluzione economica e di semplice utilizzo, seppure di flessibilità limitata e con potenziali costi in un secondo momento qualora si decida di apportare modifiche o upgrade.

A questi si aggiungono elementi che possono influire sul prezzo:

• grado di personalizzazione richiesto (white laber, branding, funzionalità on-demand etc.);
• necessità di integrazioni con CRM o software terzi;
• numero di utenti attivi e livello di supporto tecnico richiesto.

Uno dei rischi principali è sottovalutare questi aspetti e confrontare offerte solo in base al prezzo finale, senza considerare ciò che è (o non è) incluso, in particolar modo se non si tiene in considerazione tutte le attività che è possibile svolgere direttamente attraverso il software per eventi.

Costi nascosti vs. risparmi invisibili

Se è vero che ogni software ha un prezzo visibile, è altrettanto vero che genera risparmi invisibili.

Alcuni esempi emblematici:

• Meno strumenti da gestire: una sola piattaforma può sostituire form di registrazione, database, ticket d’accesso, tool di invio sondaggi e email, app per gamification, host per video e webinars, libreria media, social wall – e potenzialmente molto altro;
• Minore possibilità di errore: la gestione unificata dei dati garantisce una gestione ordinata, caratterizzata da sincronizzazioni frequenti ed esclude la necessità di numerosi export/import. In questo modo si arriva quasi ad azzerare il generarsi di errori, e di conseguenza le problematiche a essi collegate;
• Tempistiche ridotte: le automazioni, l’ausilio dell’AI e la digitalizzazione riducono drasticamente il tempo necessario per ogni fase, eliminando i compiti ripetitivi e velocizzando i processi organizzativi;
• Report data: la fase della raccolta dati è cruciale per calcolare in termini pratici il successo sia dell’evento nel suo complesso, sia delle singole iniziative. Grazie a un software per eventi, è possibile centralizzare la raccolta dati e visualizzare in tempo reale le statistiche micro e macro, in modo da avere sotto controllo l’intera manifestazione grazie a numeri reali e comprovabili.

Un caso concreto che ci ha visto coinvolti, è stata un’azienda operante nel settore B2B che ha manifestato la necessità di organizzare un evento che coinvolgesse sia clienti e fornitori già presenti nei loro database, sia potenziali tali che, quindi, non erano all’interno dei loro CRM.

In una situazione analoga, dove di norma si utilizzerebbero diversi strumenti non interconnessi tra loro, con metriche differenti e i cui dati, alla fine, andrebbero esportati e incrociati manualmente, il software per eventi arriva in soccorso. Tra i vantaggi che hanno fatto la differenza, evidenziamo:

• L’intero flusso di registrazione e gestione di nuovi partecipanti è centralizzato, trasmettendo i dati direttamente all’app e, allo stesso tempo, sincronizzandoli in tempo reale al CRM con cui è integrato;
• Viceversa, i profili degli utenti già presenti nel CRM aziendale vengono sincronizzati in piattaforma, trasmettendo i dati in automatico e filtrandoli per categorie;
• Le newsletter mirate sono state inviate direttamente dal software per eventi, 100% personalizzate e con la possibilità di clusterizzare i mittenti e programmare le comunicazioni.

Tali funzionalità hanno consentito agli organizzatori di ridurre del 40% il tempo operativo del team, al contempo aumentando del 25% l’engagement dei partecipanti rispetto all’edizione precedente svoltasi senza l’ausilio di un software per eventi – il tutto senza aumento significativo del budget.

E per quanto riguarda gli sponsor?

Un software per eventi non serve solo a organizzare meglio, ma anche a valorizzare chi investe nel tuo evento. Pensa a cosa puoi offrire a uno sponsor con un’app personalizzata:

• vetrina digitale con contenuti multimediali;
• posizionamento strategico in mappa;
• notifiche push personalizzate;
• raccolta di lead qualificati;
• partecipazione alla gamification tramite QR code.

In un recente evento gestito con LetzFair, gli sponsor hanno raccolto una media di 93 contatti profilati nell’arco di un evento composto da due giornate, grazie all’integrazione di gamification in forma ibrida (ovvero utilizzando l’app nel contesto fisico), messaggistica in app e newsletter.
Un risultato notevole, se si considera che in passato gli sponsor si limitavano a depositare il proprio logo e ottenere risultati altalenanti, spesso non in target e, soprattutto, senza conoscere con precisione l’origine di tali lead.

Calcolare il ROI di un software per eventi

Parlare di ROI per un software eventi non dovrebbe essere teoria bensì una buona pratica da includere ogni qual volta si è nella fase organizzativa di un evento.
Facciamo un esempio pratico semplificato.

Immagina di aver investito in LetzFair per un evento aziendale. Il costo della piattaforma è stato di 4.000€. Ora, vogliamo calcolare il ritorno sull’investimento (ROI) per vedere se il software ha contribuito in modo significativo al successo dell’evento.

Dopo l’evento, hai raccolto i seguenti dati sui benefici generati da LetzFair:

• Generazione di 8.000€ in lead monetizzabili: grazie al networking facilitato dall’app e alla raccolta di dati qualificati sui partecipanti, sei riuscito a creare opportunità di business che, con il tempo, ti permetteranno di chiudere contratti per un valore totale di 8.000€.
• Risparmio operativo di 2.000€: la piattaforma ti ha permesso di risparmiare tempo e risorse, eliminando la necessità di usare strumenti separati e riducendo il tempo dedicato alla gestione dei partecipanti e alla comunicazione. Questo risparmio si riflette in una riduzione del 20% dei costi operativi rispetto ai metodi tradizionali.
• Aumento dell’engagement e della soddisfazione dei partecipanti: il livello di partecipazione alle sessioni e alle attività dell’evento è aumentato del +25%, grazie alla facilità di uso dell’app, alle notifiche push e alla possibilità di prenotare in autonomia. Questo ha portato a un miglioramento della soddisfazione generale dei partecipanti, ma anche all’aumento della probabilità di fidelizzare i clienti per eventi futuri.

ROI = (Guadagni ottenuti – Costo software per eventi) / Costo software per eventi
Nel nostro caso:

• (8.000€ + 2.000€ – 4.000€) / 4.000€
• (10.000€ – 4.000€) / 4.000€
• 6.000€ / 4.000€
• 150%

Con un ROI del 150%, per ogni euro investito in LetzFair, hai ottenuto 1,5€ di ritorno sotto forma di lead e risparmi operativi.

In conclusione, il software ha generato più valore di quanto sia costato.

Non dimenticare che questo calcolo considera solo i lead monetizzabili e i risparmi operativi ma, se aggiungessimo anche vantaggi non strettamente misurabili attraverso i numeri, come una miglior esperienza utente e il potenziale aumento della fidelizzazione verso gli eventi futuri, il ROI si rivelerebbe anche più elevato.

Il vero rischio oggi non è spendere troppo per un software per eventi, ma non averne uno in grado di evolversi insieme alle tue prospettive.

Limitarsi a utilizzare strumenti frammentari, soluzioni una tantum ed elementi di utilità temporanea, significa perdere tempo, denaro e opportunità – con l’ulteriore preoccupazione di perdere credibilità e rimanere indietro rispetto alla concorrenza.