I tuoi partecipanti non usano la tua app per eventi? 7 motivi (e soluzioni) per chiarirti le idee

Sei alle prese con l’organizzazione di un evento di grande portata.

Espositori accuratamente selezionati, sponsors che hanno contributo (chi anche in maniera cospicua) per ottenere una buona lead generation, tanti iscritti che hanno acquistato versioni premium del biglietto per avere più vantaggi, speakers e Master Classes nel programma.
Ti sembra che ogni dettaglio sia curato nel minimo dettaglio, ed eppure… i tuoi partecipanti non usano l’app per eventi nella quale hai investito parte del tuo budget, e che è il cuore pulsante della tua strategia digitale. O dovrebbe esserlo.

Alcuni effettuano il download ma non la usano, altri scelgono di non scaricarla nemmeno, i pochi che decidono di utilizzarla seriamente si trovano in un ecosistema digitale deserto e quindi impossibile da sfruttare nella sua interezza, addirittura scopri che molti non sapevano nemmeno che fosse disponibile.
Questo è uno scenario che devono affrontare molti organizzatori di eventi e, sebbene le ragioni possano essere molte e più o meno disparate, le statistiche dimostrano che esistono pochi problemi che accomunano tutti i case studies in merito.

In questo articolo diamo un’occhiata alle principali motivazioni che portano i partecipanti a snobbare – o persino a ignorare l’esistenza – dell’app che, se usata nel modo giusto e con criterio, si trasforma invece nella carta vincente per semplificare il management e migliorare i risultati con meno sforzi.

1. L’app è vista come un accessorio e non come strumento chiave

Il motivo
Spesso sono gli organizzatori stessi a trattare l’app per eventi come un optional da utilizzare solo in aggiunta agli strumenti tradizionali – come brochure cartacee, volantini, mappe stampate e via dicendo. Talvolta preferiscono mettere a disposizione un’app “di rappresentanza” in cui però non investono nella misura adeguata e che, quindi, non personalizzano in base al proprio target, non caratterizzano con funzionalità utili ai partecipanti e a cui, di conseguenza, non danno il giusto peso a livello comunicativo.

Si tratta di un approccio molto pericoloso perché, quando l’event manager non raggiunge i risultati sperati, si convince che l’intero concetto di app per eventi non funzioni, e potrebbe essere propenso a non prendere mai più in considerazione la soluzione.

La soluzione
È vitale comprendere che un’app per eventi non deve essere considerata facoltativa, ma trattata come la soluzione chiave per la gestione dell’intero evento. Perciò è fondamentale avere un confronto diretto con i fornitori per discutere dell’evento, della segmentazione del target e delle aspettative, per valutare insieme come poter centralizzare e semplificare al meglio tutte le attività che si desidera offrire: registrazione, agenda, networking, interazione, mappe, programma, prenotazioni e tutto ciò che potrebbe essere importante per i partecipanti.

Questo, com’è naturale, comporta un notevole cambio di mindset per molti event manager che forse non hanno mai avuto occasione di misurarsi davvero con un’app per eventi, e potrebbero ritrovarsi spaesati nel dover investire il proprio budget in una di esse.

Per questo motivo LetzFair è partner e non solo fornitore: ascoltando con attenzione l’organizzatore per capire quali criticità risolvere attraverso l’app per eventi e quali potenzialità sfruttare per ottenere risultati migliori con uno sforzo minore, e rimanendo al suo fianco per l’intero evento in modo cogliere in tempo reale le flessioni e le occasioni che si presentano.

2. Esperienza utente (UX) poco intuitiva

Il motivo
Un’app per eventi – o webapp o piattaforma web – mal progettata, senza tener conto delle esigenze del target o con uno studio sulla user experience adeguato, non verrà mai utilizzata volentieri. Problemi come un’interfaccia poco intuitiva, troppo macchinosa e disordinata, sezioni difficili da trovare e da navigare, design con colori inadeguati e poco leggibili determinano quasi per certo che lo strumento verrà scartato molto presto dai potenziali utilizzatori.

La soluzione
Per garantire che l’app per eventi venga usata, deve essere semplice e fluida. L’interfaccia utente deve essere chiara, con una navigazione semplice e diretta. Ogni funzione dovrebbe essere facilmente raggiungibile, e non ci devono essere passaggi complicati o azioni che confondano l’utente. Il layout deve richiedere pochi passaggi per completare un’azione e consentire una personalizzazione rapida per i partecipanti.

Le app che utilizzano icone riconoscibili, menu semplici e flussi logici sono quelle che tendono a ottenere un maggior livello di utilizzo. Less is more, come annunciava Steve Jobs: non è necessario che un’app per eventi comprenda tutto lo scibile a livello digitale, bensì deve dare ai partecipanti ciò di cui hanno bisogno, nulla di più e (soprattutto) nulla di meno.

3. Funzionalità non allineate con le esigenze dei partecipanti

Il motivo
Un errore che talvolta si commette è impiegare un’app per eventi standardizzata, che non tiene conto delle reali esigenze dei partecipanti. Certo, utilizzare una soluzione “chiavi in mano” può essere più economico, ma molto presto ci si rende conto che i partecipanti non vedono valore nelle funzionalità a disposizione, e avrebbero necessitato di altre che invece non sono state previste.

La soluzione
Per evitare che i partecipanti ignorino la tua app, è fondamentale conoscere i loro bisogni. La tua app per eventi deve rispondere alle necessità specifiche del tuo pubblico target: una funzionalità di matchmaking, per esempio, può essere un elemento chiave in un evento di networking, così come la possibilità di prenotare appuntamenti o di ricevere notifiche di remind riguardo sessioni del programma, meeting imminenti o messaggi ricevuti.

Studiare i comportamenti degli utenti e raccogliere feedback prima, durante e dopo l’evento ti aiuta a personalizzare l’esperienza per ogni partecipante. LetzFair, inoltre, basa la sua struttura sull’intelligenza artificiale generativa: significa che la navigazione in app viene personalizzata in base a dati dichiarati dai singoli utenti, ma anche a prescindere dai loro comportanti in app, facendo in modo che la soluzione si adatti perfettamente alle loro preferenze e obiettivi dichiarati sia direttamente che indirettamente.

Per effettuare scelte oculate, è opportuno studiare i dati delle edizioni precedenti (ovviamente quando disponibili): se determinate funzionalità hanno avuto un basso tasso di utilizzo è sintomo che possono essere scartate a favore di altre, e ascoltare con attenzione i suggerimenti avanzati dagli stessi partecipanti.

4. Incompatibilità o problemi tecnici

Il motivo
Una questione che sembra scontata ma non lo è affatto. Non è certo impossibile che di tanto in tanto si verifichi qualche problema tecnico, che nel corso dell’evoluzione digitale diventa fisiologico – le criticità però insorgono quando cominciano a diventare un pattern piuttosto che sporadiche eccezioni: app in crash, tempi di caricamento infiniti, funzionalità che non funzionano affatto, gli utenti si infastidiscono in fretta e cancellano l’app.

Un altro motivo che pare banale ed eppure è molto attuale è la mancata compatibilità delle app per eventi con alcuni dispositivi.

La soluzione
Un’app per eventi deve essere testata prima della manifestazione in modo da garantirne l’affidabilità. Per esempio, in LetzFair si effettuano numerose prove, sia da parte del team interno che insieme al cliente, per verificare che le funzionalità selezionate siano impeccabili, che le integrazioni con software esterni siano finalizzate, che l’user experience sia ottimale sia a livello tecnico che di design.

Un’app per eventi ben sviluppata deve essere compatibile con tutti i dispositivi mobili più comuni (iOS, Android) e ottimizzato per funzionare anche in modalità offline. Offrire una versione offline dell’app che consenta ai partecipanti di visualizzare le informazioni cruciali anche senza connessione internet può rappresentare un enorme vantaggio in termini di praticità. Inoltre, è essenziale garantire che l’app sia leggera e veloce, con tempi di caricamento brevi e una navigazione fluida, anche in ambienti con connessioni internet instabili.

Naturalmente, sta a te verificare dettagli come le condizioni di rete o potenziali criticità derivate da impianti informatici o elettrici in loco.

Inoltre, un’enorme differenza può farla un team di supporto pronto a risolvere in tempo reale eventuali malfunzionamenti tecnici: un filo diretto con i fornitori è fondamentale per fugare dubbi dell’ultimo momento e verificare che tutto stia procedendo come dovrebbe.

5. Incentivi insufficienti

Il motivo
Gli eventi non sono sempre gli stessi, così come non lo sono i partecipanti.
In base agli obiettivi, o a ciò che si aspettano dalla manifestazione, alcune tipologie di target potrebbero non essere motivate a usare l’app se non ne riconoscono il valore immediato. Senza incentivi, l’app potrebbe finire per essere ignorata malgrado l’alto potenziale.

La soluzione
Ancora una volta, la chiave di volta sta nel conoscere bene il proprio pubblico.

Il tuo target ha dimostrato, o espressamente dichiarato, di apprezzare la gamification? Dunque non puoi farne a meno: metti bene in vista badge di riconoscimento, punti accumulati e classifiche, alimentando lo spirito di competizione degli utenti che saranno motivati a interagire.
Con lo stesso principio puoi sfruttare la messa in palio di premi o contenuti esclusivi: premia i partecipanti più attivi con sconti su eventi futuri, gadget o l’accesso a contenuti esclusivi come sessioni speciali o ebook appositi.

In questa fase puoi coinvolgere anche gli sponsor, i quali possono ottenere molta più visibilità rispetto a una pubblicizzazione standard.

Questa tecnica non solo stimola l’adozione dell’app, ma accresce l’interesse e il coinvolgimento durante l’evento, promuove le attività che lo valorizzano e, soprattutto, regalano un’ottima esperienza ai partecipanti che saranno molto più propensi a ricordare il tuo evento e dunque a partecipare alle successive edizioni.

6. Mancata integrazione con altre piattaforme

Il motivo
A nessun partecipante piace essere reindirizzato su altri software, soprattutto dopo aver fatto lo sforzo di scaricare la tua app per eventi. Troppi strumenti creano discontinuità nell’esperienza utente: processi di registrazioni sono macchinosi ed esterni all’app stessa, devono prendere appuntamento tramite fornitori terzi e poi tornare in app, consultare le specifiche sul sito etc. sono i migliori modi per dissuadere i partecipanti a usare la tua soluzione.

Inoltre, raccogliere, verificare e analizzare i dati da più piattaforme distinte diventa un compito ingrato per il team organizzativo, aumentando le possibilità di inefficienza, inaccuratezza ed errori, nonché di sprechi di tempo.

La soluzione:
Una piattaforma che centralizza tutte le funzioni in un unico ecosistema digitale è la chiave per migliorare l’esperienza utente e ottimizzare i flussi di lavoro. Integrare l’app per eventi con CRM, agende integrate e programma in real time rende l’interazione fluida, consentendo ai partecipanti di gestire tutte le loro necessità da un unico punto.

Per esempio, i partecipanti possono registrarsi direttamente tramite il form iniziare e poi accedere, fissare appuntamenti con espositori o relatori tramite il sistema di matchmaking integrato, e ricevere notifiche push personalizzate senza dover passare da diverse piattaforme. Inoltre, la possibilità di avere tutti i dati in un unico luogo consente agli organizzatori di raccogliere informazioni vitali per future analisi senza doversi preoccupare di sincronizzare dati tra software diversi.

7. Mancanza di follow-up post-evento

Il motivo
Dopo un evento, molti partecipanti rimuovono l’app dai propri device perché convinti che sia uno strumento da utilizzare una tantum – e il fatto di non ricevere più comunicazioni, notifiche o quant’altro rafforza questo fatto.

La soluzione
Per un organizzatore, è un vero peccato non sfruttare l’app, che è un potente strumento che lo mette a diretto contatto con il proprio pubblico.

Anche prima della fine della manifestazione, invia email di follow-up con inviti a compilare sondaggi di feedback o con contenuti esclusivi per i partecipanti. Per esempio, puoi inviare ai partecipanti una rassegna personalizzata delle sessioni che hanno seguito, accesso a materiale video in anteprima, o un link per scaricare presentazioni e risorse aggiuntive.

Continua ad animare l’app di contenuti, a promuovere il networking e sfruttare la gamification: in questo modo puoi trasformare il tuo evento in una community attiva che resta connessa anche dopo la sua conclusione, che crea coesione tra essa e l’organizzazione e, soprattutto, ti dà la possibilità di raccogliere ulteriori dati che possono aiutarti a organizzare un evento ancora migliore, più personalizzato e in linea con i tuoi partecipanti.

Conclusione

La selezione di una app per eventi che coinvolga i partecipanti non è mai semplice, ma essere coscienti dei principali motivi che spingono i partecipanti a snobbarla significa trasformare radicalmente l’esperienza di chi partecipa e il ritorno sugli investimenti per gli organizzatori.

Investire in un’app ben progettata, user-friendly, integrata con altre piattaforme, e con incentivi per i partecipanti può fare una grande differenza nel successo dell’evento stesso. Inoltre, come abbiamo visto, il supporto in tempo reale e la possibilità di raccogliere feedback durante e dopo l’evento possono assicurare una comunicazione continua, che non si esaurisce con la conclusione dell’evento, ma continua a nutrire e coinvolgere la community.

Per risolvere questi problemi, non è necessario reinventare l’intera esperienza digitale dell’evento, ma è fondamentale scegliere un software che metta il partecipante al centro, che si integri facilmente con gli altri strumenti e che permetta agli organizzatori di raccogliere i dati necessari per ottimizzare ogni edizione futura. Con l’adozione delle giuste pratiche, puoi fare in modo che la tua app per eventi non sia un vezzo tecnologico, ma il punto focale per il tuo evento di successo.