Esiste un software per eventi che si integra con il tuo CRM, e-commerce e moduli?

Certo che esiste. Si chiama LetzFair.

Una delle preoccupazioni più comuni tra gli organizzatori di eventi può essere riassunta così: “Uso molti strumenti diversi e non voglio sostituirli con un’app per eventi.”

Cominciamo da questo: un software per eventi non riguarda solo la sostituzione degli strumenti esistenti, ma il miglioramento dell’intera esperienza di gestione degli eventi. Ciò significa che non è strettamente necessario abbandonare ciò che già utilizzi. Con una corretta integrazione del software per eventi, puoi sfruttare al meglio la tua configurazione attuale.

Ti affidi a un CRM interno o a uno strumento di terze parti e prevedi di continuare a utilizzarlo come database principale?
Utilizzi un sistema di biglietteria o e-commerce da anni e non puoi farne a meno?
Hai già una formula di gamification che funziona per i tuoi eventi?

Non solo è fantastico: con le integrazioni, puoi sbloccare ancora più valore.

LetzFair è un software per eventi che si integra con qualsiasi sistema di terze parti. Può diventare l’hub digitale del tuo evento, centralizzando e sincronizzando tutti i dati in un’unica piattaforma.

Utenti nuovi o di ritorno, volumi di interazione, registrazioni completate, riunioni prenotate, comunicazioni ricevute, budget degli sponsor: LetzFair raccoglie tutti i dati comportamentali chiave e li rende disponibili tramite la dashboard. Non dovrai più controllare manualmente i report di diversi sistemi, aggiornare il CRM o tenere traccia di ogni interazione.

Adottare un software per eventi integrabile significa ridurre il carico di lavoro per il tuo team. Ti consente di eliminare molte attività manuali, soggette a errori, migliorando al contempo notevolmente l’esperienza dei partecipanti, che diventa più fluida, sicura e coinvolgente.

Diamo un’occhiata alle integrazioni più utili per aiutarti a ottenere il massimo dal tuo prossimo evento, utilizzando gli strumenti che già conosci e apprezzi.

Registrazione e gestione dei partecipanti

Una delle fasi più delicate nella gestione degli eventi è la registrazione. Moduli online personalizzabili, conferme mancanti, voci duplicate, problemi di segmentazione dei partecipanti, costi nascosti, report finali illeggibili… Ti suona familiare?

Hai due opzioni principali:

• Utilizza LetzFair per creare il tuo modulo di registrazione completamente personalizzabile direttamente nella piattaforma. Decidi quali informazioni raccogliere, segmenta il tuo pubblico fin dall’inizio e collega ogni registrazione al tuo CRM.
• Oppure puoi integrare il tuo sistema di registrazione esistente con la piattaforma e iniziare da lì. Vuoi che qualcuno riceva un invito speciale in base al suo segmento? O ricevere promemoria personalizzati in base al suo percorso nell’evento? Tutto diventa automatico.

Grazie all’integrazione del software per eventi, puoi anche creare una cronologia completa dei partecipanti: chi ha partecipato a eventi precedenti, a quali sessioni si è unito, quali contenuti ha scaricato o con cui ha interagito. È facile da visualizzare, gestire ed esportare.

Questi approfondimenti ti aiutano a continuare a creare esperienze su misura, aumentare il coinvolgimento e costruire relazioni a lungo termine.

Biglietteria, e-commerce e servizi aggiuntivi

Molti eventi prevedono la vendita di biglietti, la prenotazione di workshop, il merchandising o pacchetti premium.

LetzFair offre funzionalità integrate di biglietteria ed e-commerce direttamente nell’app, collegate al tuo CRM e ai sistemi di pagamento. Ciò significa che ogni transazione viene tracciata e registrata accuratamente e i partecipanti godono di un percorso cliente fluido e intuitivo senza la necessità di passare da una piattaforma all’altra.

Vuoi offrire sconti a determinati clienti o partner? Consentire ai dipendenti di prenotare sessioni in blocco? Tutto è configurabile e completamente automatizzato.

Mappe interattive e agenda dinamica

Gran parte del successo di un evento dipende dalla soddisfazione dei partecipanti.

I partecipanti sono più soddisfatti quando possono interagire facilmente con l’ambiente. Mappe interattive, agende digitali e notifiche in tempo reale possono fare la differenza, soprattutto in eventi complessi o multi-sede.

Puoi integrare mappe dinamiche nell’app LetzFair, visualizzando aree di servizio, percorsi specifici e stand nominati e persino trasformare la mappa in una risorsa di marketing offrendo agli sponsor la possibilità di acquistare visibilità evidenziata durante la navigazione.

Allo stesso tempo, i partecipanti gestiscono il proprio programma con l’agenda integrata: possono prenotare o ricevere richieste di riunione, accettarle o rifiutarle e registrarsi per eventi, workshop e sessioni. L’agenda attiva anche comunicazioni automatizzate come notifiche push, promemoria e conto alla rovescia, in modo che i partecipanti rimangano aggiornati e ottengano il massimo dal loro tempo all’evento.

Marketing automation

La marketing automation in LetzFair va oltre le notifiche standard.

La piattaforma è progettata per inviare comunicazioni personalizzate in momenti strategici: promemoria per l’inizio dell’evento (scegli tu quanti e quando inviarli), avvisi per le riunioni prenotate, aggiornamenti in caso di modifiche al programma o annunci dell’ultimo minuto.

Puoi anche creare campagne di comunicazione complete. Dalla piattaforma, puoi creare newsletter personalizzabili: contenuti, immagini, link, oggetti e CTA possono essere tutti configurati dall’organizzatore. Le campagne possono essere lanciate in tempo reale o programmate per seguire la tua strategia.

Se utilizzi già un provider di email marketing esterno, LetzFair può integrarsi con esso. Ciò consente la sincronizzazione completa di contatti e dati, in modo da poter confrontare il comportamento dell’app con la tua piattaforma di marketing.

Il risultato? Tutti i dati di coinvolgimento (aperture, clic, interazioni con i contenuti) vengono aggiornati automaticamente nel tuo sistema principale. Ciò trasforma ogni attività di comunicazione in parte di un unico percorso coerente, in cui i dati raccolti diventano informazioni utili per migliorare le strategie e monitorare il ROI.

Tutto questo è alimentato dall’integrazione del software per eventi in un’unica app semplice e intuitiva.

Gamification e interattività

La gamification è un potente strumento per aumentare il coinvolgimento e raccogliere dati significativi.

Da semplici quiz e test in tempo reale a cacce al tesoro digitali e sfide collaborative con una classifica, la gamification guida un coinvolgimento di alta qualità quando è adattata alla struttura e agli obiettivi dell’evento.

Puoi scegliere di implementare questa funzionalità nativamente all’interno di LetzFair oppure, se utilizzi già strumenti simili, integrarli in modo che i partecipanti possano fare affidamento su un unico ambiente digitale durante l’evento.

Utilizza la gamification per attivare il tuo pubblico, aumentare l’interazione con gli espositori, soddisfare gli sponsor e quindi raccogliere lead qualificati per connessioni preziose.

Ultimo, ma non meno importante: reporting e analisi

Alla fine della giornata, una cosa conta più di tutte: i dati.

La tecnologia ci aiuta a raccogliere, segmentare, ordinare e analizzare i dati. Spetta all’organizzazione leggerli, comprenderli e trasformarli in azioni concrete. Cosa ha funzionato? Cosa no? Quali funzionalità sono state utilizzate di più?

Comprendere cosa ha avuto successo e cosa non ha funzionato ti consente di prendere decisioni informate e orientate agli obiettivi per eventi futuri.

Come abbiamo visto, ogni attività genera dati. Tuttavia, più dati abbiamo, più difficile è dar loro un senso, soprattutto quando provengono da fonti diverse e devono essere analizzati manualmente.

LetzFair fornisce dashboard chiare e avanzate che riassumono le informazioni su registrazioni, partecipazione alle sessioni, coinvolgimento dei contenuti, attività di gamification, lead generati e altro ancora. Tutto ciò che accade nell’app è tracciabile, scaricabile e condivisibile tramite report personalizzati.

Questi dati possono anche essere sincronizzati con il tuo CRM e gli strumenti di marketing automation, garantendo un processo allineato, automatizzato e accurato senza duplicati, errori o lacune.

Ogni interazione diventa una potenziale opportunità, dal primo contatto alla conversione.

In conclusione: scegliere una piattaforma che supporti l’integrazione del software per eventi non è solo un vantaggio operativo: è un investimento strategico.

Con uno strumento digitale in grado di connettere e migliorare i tuoi sistemi esistenti, il tuo team può concentrarsi su ciò che conta davvero: creare esperienze memorabili, aumentare il coinvolgimento, rafforzare le relazioni e raccogliere i dati che guidano decisioni più intelligenti.