Sicurezza dei datiControllo degli accessi agli eventi e sicurezza dei dati: cosa ti serve per un check-in a norma GDPR
Il “controllo degli accessi” a un evento sembra un problema di ingresso. In realtà, è un problema di dati.
Leggi di piùSoftware & app per eventi, su misura per te
Utenti attivi, networking vero.
ROI dimostrabile.
Organizzazione senza pensieri.
Piattaforma e app AI per gestire tutto l’evento e connettere al meglio partecipanti, espositori e sponsor. Escono entusiasti, tornano, rinnovano.
- 350+
- eventi realizzati
- 12.500+
- meeting B2B prenotati via app solo a HostMilano
- Official Partner
Scelto e amato dagli organizzatori di fiere, congressi e associazioni in Europa e Medio Oriente
Un unico software e app semplice da usare per l’intero percorso dell’evento
Dalla prima registrazione al report finale, ogni passaggio avviene in un unico ambiente connesso, senza dati duplicati e senza importazioni manuali.
Prima
Riempi il tuo evento
Registrazione e ticketing fluidi, segmentazione intelligente per tipologia di partecipante e un sito evento sempre sincronizzato in tempo reale.
Durante
Fai nascere gli incontri giusti
Il nostro AI matchmaking proprietario suggerisce incontri davvero rilevanti. Il Buyers Manager gestisce il tuo programma hosted buyer dall’inizio alla fine. Mappe 2D e 3D interattive guidano ogni visitatore e il check-in rapido con QR code riduce le code.
Dopo
Dimostra il valore
Performance degli sponsor in tempo reale, lead qualificati per gli espositori e integrazioni native con Salesforce e i tuoi sistemi esistenti trasformano il coinvolgimento in risultati misurabili.
Su misura per il tuo modo di fare eventi
Ogni formato ha le sue regole. Il software e app di LetzFair si adatta alle tue.
Fiere ed esposizioni
Trasforma migliaia di visitatori in incontri qualificati per i tuoi espositori.
Congressi e conferenze
Agende multi-track, speaker e networking in un unico software e app elegante.
Programmi hosted buyer
Dalla selezione dei buyer alla logistica e alla pianificazione B2B, tutto in un unico posto.
Associazioni e community
Mantieni i tuoi membri coinvolti tutto l’anno, non solo nei giorni dell’evento.
Eventi aziendali
Esperienze coinvolgenti e personalizzate con il tuo brand per clienti, partner e team.
Formazione e non profit
Eventi professionali, costruiti attorno alla tua missione e al tuo budget.
Software e app che le persone amano usare. Un team che resta al tuo fianco.
Collaudato su larga scala
A HostMilano il nostro software e app ha connesso oltre 180.000 partecipanti e oltre 2.100 espositori, con oltre 12.500 meeting B2B prenotati via app. Alla Doha International Book Fair, 300.000 visitatori hanno trovato la loro strada grazie a un’app completamente bilingue inglese–arabo.
- 180.000+
- partecipanti a HostMilano
- 2.100+
- espositori a HostMilano
- 12.500+
- meeting B2B prenotati via app
- 300.000
- visitatori alla Doha International Book Fair
Sviluppato internamente
Il nostro team di sviluppo e il motore di AI matchmaking sono interamente nostri. Funzionalità e integrazioni personalizzate sono progettate insieme a te, mai in outsourcing.
Un vero partner
Lo stesso team dedicato dal primo briefing al feedback finale: risposte rapide, indicazioni chiare e persone che conoscono già il tuo progetto.
/Funzionalità
Funzionalità LetzFair per gestire ogni fase dell’evento
I moduli di LetzFair non sono strumenti isolati, ma componenti di un’unica architettura che condividono dati in tempo reale. Ogni funzionalità risolve un problema operativo concreto e si collega in modo fluido alle altre fasi dell’evento.
I form di iscrizione si adattano al tipo di utente coinvolto (buyer, espositore, sponsor, speaker o visitatore) raccogliendo le informazioni corrette ed applicando tariffe o regole di accesso specifiche. I dati acquisiti in fase di registrazione non rimangono confinati, ma alimentano istantaneamente i moduli di segmentazione, agenda, networking e matchmaking.
I dati di registrazione si collegano direttamente alla gestione fisica in location. Attraverso la scansione di badge e QR code, il sistema velocizza l’accreditamento, gestisce i varchi di accesso in base ai permessi di ciascun ruolo e traccia le presenze nelle singole sale senza duplicare i flussi di dati.
Molto più di un semplice calendario digitale, l’agenda personale raccoglie in un’unica vista le sessioni del convegno, i workshop selezionati, le attività di gruppo e gli appuntamenti B2B confermati, aiutando il partecipante a pianificare ogni momento della propria giornata.
Anziché mostrare una directory statica, LetzFair guida l’utente nella ricerca dei contatti analizzando le informazioni di profilo come ruoli, settori, competenze e obiettivi. Questo approccio permette di individuare rapidamente gli interlocutori di interesse anche all’interno di platee molto vaste.
L’intelligenza artificiale analizza le variabili di profilo e l’intenzione d’acquisto per proporre una selezione ristretta di contatti ad alta compatibilità. Trasforma un pubblico indistinto in un insieme di opportunità commerciali mirate per espositori e buyer.
Una volta individuato un profilo rilevante, l’utente può inviare una richiesta di appuntamento direttamente dalla piattaforma. Il sistema gestisce in automatico gli slot temporali disponibili, le location fisiche o virtuali e la prevenzione dei conflitti di orario, inserendo il meeting approvato nell’agenda di entrambi i partecipanti.
Un modulo completo che governa l’intero ciclo di vita del programma Hosted Buyer: dalla candidatura e qualificazione iniziale alla raccolta delle preferenze commerciali, dal matchmaking alla pianificazione di voli, hotel, transfer e agende B2B, fino al reporting finale sulle presenze.
L’applicazione mobile nativa è nativamente sincronizzata con la piattaforma web. Accompagna il partecipante in fiera mettendo a disposizione l’agenda personale, i ticket di ingresso, la mappa interattiva, i meeting B2B, i contenuti e le notifiche push in tempo reale.
Il sistema di messaggistica permette di inviare comunicazioni e notifiche push profilate per categoria di utente o per specifiche attività in agenda. Evita l’invio di messaggi massivi ed errati, garantendo che ogni partecipante riceva solo aggiornamenti rilevanti per il proprio ruolo.
Meccaniche di coinvolgimento come punti, badge digitali e classifiche vengono modellate sulle azioni che l’organizzatore intende realmente incentivare: la visita a determinati stand espositivi, la presenza a sessioni sponsorizzate o il completamento del proprio profilo di networking.
I pacchetti di sponsorship superano la semplice visibilità del logo integrando banner dinamici in-app, notifiche push dedicate, spazi prioritari nelle mappe digitali e sessioni sponsorizzate. Ogni interazione viene tracciata per fornire allo sponsor un report quantitativo sul ROI ottenuto.
Le planimetrie interattive permettono ai partecipanti di localizzare stand, sale conferenze e aree networking, calcolando i percorsi all’interno della venue. Trasformano la mappa in uno strumento di ingaggio che offre visibilità strategica alle aziende espositrici.
La piattaforma raccoglie e incrocia i dati relativi a registrazioni, presenze, meeting svolti, download di documenti e interazioni digitali. Le dashboard forniscono una visione chiara e immediata del ROI della manifestazione e delle attività che hanno generato maggior valore.
/AI
Intelligenza artificiale per matchmaking, personalizzazione e gestione dell’esperienza
L’intelligenza artificiale di LetzFair non è una tecnologia astratta, ma un motore operativo applicato ai dati reali dei partecipanti. Il suo scopo è semplificare l’elaborazione di grandi moli di informazioni per far emergere connessioni pertinenti, personalizzare i percorsi e automatizzare i flussi logistici più complessi.
AI Matchmaking basato su profili, interessi e obiettivi
L’algoritmo analizza ruoli, settori, preferenze esplicite e intenzioni commerciali per suggerire i contatti a maggiore tasso di compatibilità. Negli eventi più strutturati, l’AI opera all’interno delle regole, delle priorità e delle esclusioni definite a monte dall’organizzatore, riducendo la casualità del networking e velocizzando l’incontro tra domanda e offerta.
Esperienze personalizzate per diversi tipi di partecipanti
La piattaforma combina le direttive impostate dall’organizzatore con i dati di profilo inseriti dal singolo utente. In questo modo, le persone da incontrare, le sessioni consigliate, i contenuti in agenda e le opportunità commerciali variano in modo dinamico per ciascun partecipante, evitando l’appiattimento di un’esperienza uguale per tutti.
AI e automazione per gestire grandi volumi di dati e vincoli
Quando un evento deve incrociare simultaneamente centinaia di partecipanti, preferenze incrociate, orari, disponibilità delle sale e limiti di appuntamenti, la gestione manuale diventa insostenibile. L’AI valuta la rilevanza delle connessioni mentre l’automazione applica rigorosamente le regole logistiche, azzerando gli errori umani e i conflitti di calendario.
AI sotto il controllo dell’organizzatore
L’algoritmo di LetzFair assiste il processo ma non si sostituisce mai alla strategia dell’organizzatore. Sei sempre tu a stabilire i criteri di business, le priorità di abbinamento, i vincoli e le regole di ingaggio: l’intelligenza artificiale e le automazioni si limitano ad applicare le tue direttive su larga scala e in tempi immediati.
/Hosted Buyer
Hosted Buyer Software per qualificare buyer e creare incontri B2B rilevanti
Coordinare un programma Hosted Buyer significa gestire una complessa rete di candidature, valutazioni commerciali, preferenze incrociate, logistica di viaggio e agende d’affari. Affidarsi a processi manuali rischia di produrre calendari saturi di incontri poco pertinenti e un alto tasso di no-show. LetzFair automatizza l’intero flusso mantenendo il totale controllo dell’organizzatore sulle regole del programma.
- 1
Qualificazione dei buyer prima del matchmaking
Moduli di candidatura personalizzati permettono di raccogliere dati dettagliati su potere d’acquisto, budget e categorie di interesse. L’organizzatore valuta e approva i profili prima di concedere l’accesso alle fasi successive di selezione dei fornitori.
- 2
Matchmaking configurato sulle regole commerciali dell’evento
L’algoritmo incrocia domanda e offerta considerando settori, prodotti cercati, mercati geografici target, priorità e vincoli di esclusione indicati dalle parti. La tecnologia supporta ed esegue su larga scala le precise strategie commerciali stabilite dal tuo team.
- 3
Agenda automatizzata sulla base di disponibilità e vincoli
Il sistema genera automaticamente i calendari degli incontri ottimizzando i tempi di spostamento tra i tavoli, le pause e i limiti massimi di meeting per giornata. Riduce centinaia di ore di lavoro manuale eliminando qualsiasi rischio di sovrapposizione.
- 4
Hospitality, travel plan e benefit gestiti nello stesso flusso
Gestisci prenotazioni alberghiere, piani di volo, transfer e rimborsi all’interno dello stesso database in cui risiedono le agende dei meeting, evitando di disperdere le informazioni su fogli Excel o e-mail separate.
- 5
Modifiche e no-show gestibili in tempo reale
In caso di ritardi o cancellazioni dell’ultimo minuto, il centro di controllo permette di riprogrammare gli appuntamenti, riassegnare i tavoli liberi e avvisare i partecipanti via notifica push direttamente sull’app.
- 6
Reporting su meeting effettivi, attendance e qualità del programma
Pannelli analitici dettagliati tracciano i meeting svolti, i tassi di presenze e i feedback rilasciati dagli utenti a fine incontro. Questo consente di certificare il valore generato per gli espositori.
/Integrazioni
Integrazioni LetzFair con CRM, marketing, calendari, ERP e ticketing
LetzFair si connette direttamente con l’infrastruttura tecnologica già presente nella tua organizzazione. L’integrazione via API e webhook elimina l’importazione manuale dei file, riduce il rischio di duplicazione dei dati e garantisce che le informazioni fluiscano liberamente tra le piattaforme.
Integrazione con Salesforce e i principali CRM
Sincronizza in tempo reale i dati dei partecipanti, dei lead e delle aziende espositrici con il tuo CRM aziendale, mantenendo aggiornati i contatti prima, durante e dopo l’evento.
Integrazioni e-commerce e marketing automation
Collega la piattaforma ai tuoi strumenti di email marketing e ai gateway di pagamento per automatizzare l’invio di fatture, conferme di registrazione e campagne di comunicazione profilate.
Sincronizzazione con i calendari personali
Gli appuntamenti B2B e le sessioni confermate si sincronizzano automaticamente con Google Calendar, Outlook e Apple Calendar, riducendo le dimenticanze e i no-show.
API personalizzate per ERP, ticketing e sistemi proprietari
Per le organizzazioni dotate di infrastrutture IT complesse o gestionali interni, LetzFair sviluppa connettori API dedicati per garantire il perfetto dialogo tra i sistemi senza costringerti a cambiare il tuo tech stack.
/Storie di successo
Andare oltre è un viaggio straordinario
Ecco cosa abbiamo realizzato insieme alle persone che si sono fidate di noi
350+
Progetti completati
Doha International Book Fair
Tecnologia e cultura nel cuore del Medio Oriente
Scopri di più
Vinitaly agende 2023
Migliaia di incontri B2B pianificati tra cantine e buyer
Scopri di più
Fiera Jointly
Un’esperienza digitale che connette famiglie e professionisti
Scopri di più
Fiera Sol&Agrifood 2023
Matchmaking e lead generation per il settore agroalimentare
Scopri di più
/I NOSTRI CLIENTI
La prova migliore è ciò che dicono
Giorgia V.
Una piattaforma intuitiva e all-in-one che ha rivoluzionato il modo in cui gestiamo eventi corporate complessi.
Surabhi S.
Con questa piattaforma non perdiamo più dati né opportunità: ogni report è dettagliato, l’integrazione con i nostri sistemi è immediata e possiamo finalmente misurare il ROI in modo chiaro e trasparente.
Evan L.
Finalmente un software che semplifica davvero la vita. Dalla pianificazione al follow-up, tutto è in un unico luogo: maggiore efficienza, meno stress e valore reale per partecipanti, sponsor e team organizzatore.
Ilyas S.
Dashboard chiare e dati in tempo reale: abbiamo sempre il controllo totale sui nostri eventi in qualsiasi momento e ovunque, senza sorprese.
Laurent M.
Abbiamo ridotto tempi ed errori: un alleato indispensabile per rendere i nostri eventi molto più efficaci.
Davide P.
Un software potente ma facile da usare, che coinvolge il pubblico con strumenti interattivi, supporta la collaborazione del team e rende ogni evento più professionale, coinvolgente, fluido e memorabile.
Mauricio M.
Abbiamo gestito eventi complessi in modo impeccabile. La piattaforma è flessibile, scalabile e ci ha permesso di personalizzare ogni dettaglio. Supporto eccellente, facilità d’uso e risultati tangibili.
Paige H.
Gestione fluida, interazione eccellente e sponsor più soddisfatti. Un vero passo avanti.
/Blog
Notizie dal nostro mondo: approfondimenti, innovazioni e impatto
- Sicurezza dei dati
MatchmakingMatchmaking B2B: come creare connessioni di business che contano davvero
Riunire migliaia di professionisti non crea automaticamente opportunità commerciali di valore.
Leggi di più
Tecnologia per eventiLetzFair vs Swapcard vs Eventtia: quale piattaforma per eventi scegliere nel 2027
Un confronto pratico tra funzionalità, integrazioni e supporto per aiutarti a scegliere la piattaforma giusta.
Leggi di più
/Contatti
Let’s go beyond together
Siamo pronti a crescere, condividere, migliorare e costruire insieme a te. Raccontaci il tuo evento: ti mostreremo come LetzFair può semplificare la gestione, coinvolgere i partecipanti e creare nuovo valore.