القفز إلى المحتوى 
سواء كانت تجربة صغيرة أو واسعة النطاق، سواء كنت منظمًا ذا خبرة أو منظمًا لأول مرة، فإن عملية تنظيم الحدث أمر بالغ الأهمية.
تنظيم حدث ينطوي على مجموعة من الأنشطة. في الواقع، يتعلق الأمر بمعرفة كيفية تنسيق عمل عدد كبير من الأشخاص، وكذلك العمليات اللوجستية. الاتصال بالمتحدثين، وتحديد تفاصيل كل موعد أو اجتماع، والاتفاق مع العارضين على التوقيت والمساحات: هذه ليست سوى بعض العناصر التي يجب أخذها بعين الاعتبار.
يتيح لك تنظيم حدث توقع أي مشاكل وتوقعها، واحترام الأوقات والميزانيات المحددة مسبقًا، وعدم إغفال أي شيء مهم وتحديد ملف تعريف عام.
ولهذا السبب نقدم لك في مقال اليوم 5 نصائح حول كيفية وضع الأسس لمعرضك التجاري أو مؤتمرك القادم.
1. الرؤية أثناء تنظيم الحدث
قبل التعمق في الجوانب العملية، من المهم أن تكون هناك رؤية يجب احترامها حول مشروعك. حدد ما تريد أن تكون عليه النتيجة النهائية، وما هو الشعور الذي يجب أن يتركه المشاركون معه. بعد ذلك، قم بإعداد قائمة بالأهداف الملموسة بالتفصيل: سيكون من الأسهل تحقيقها بمجرد وضع "مبدأ توجيهي" سابق.
بهذه الطريقة، يمكنك أنت وفريقك بأكمله الاستفادة منه، كما يمكن لأي شخص يرغب في المشاركة في تنظيم الحدث. في الواقع، إن وجود فريق تنافسي، منسق ومحفز بنفس الأسباب التي لديك، ليس عنصرًا يجب الاستهانة به: فالوحدة قوة، حتى عند تنظيم حدث ما.
الموهبة تفوز بالمباريات، لكن العمل الجماعي يفوز بالبطولات.
مايكل جوردان
2. قم بتعيين ميزانية تخطيط الحدث الخاص بك
قد يكون تحديد المبلغ الذي سيتم تخصيصه لتنظيم الحدث الخاص بك هو المرحلة الأكثر إثارة للقلق والملل في عمليتك. ولكنها تمثل مع الرؤية دليلاً أساسيًا في تحديد كل التفاصيل.
سواء كان حدثًا صغيرًا أو كبيرًا، يجب أن يكون لديك فكرة واضحة عن كيفية توزيع تكاليفك وما هي العناصر التي يجب أن تستهدفها أو تتخلى عنها. بمجرد التأكد من توفرك المالي، ستتمكن من التحرك لاختيار المدخلات الخاصة بك. بعض العناصر التي يجب أخذها في الاعتبار هي تكاليف الإنتاج، وتكلفة المتحدثين المحتملين والتكاليف المرتبطة بالأطعمة والمشروبات، وربما خدمات تقديم الطعام المؤقتة.
3. التاريخ والمكان في تنظيم الحدث
إذا كانت الرؤية والميزانية هي نقاط البداية للتخطيط لحدثك، فإن التاريخ والمكان سيحددان إلى حد كبير مدى رضا الحضور.
فيما يتعلق بتاريخ التقويم، لا يمكنك تجاهل عوامل مثل الظروف الجوية أو أحداث منافسيك أو فترات العطلات. خاصة عندما يتعلق الأمر بالأحداث الدولية والمختلطة، ستحتاج إلى مراعاة فروق التوقيت بين عملائك. بالطبع، تأكد من تنظيم غرف افتراضية في الأوقات التي يكون فيها المشاركون الأجانب مستيقظين. وبالمثل، تجنب أن يتزامن الحدث الخاص بك مع العطلات الرسمية، حيث يكون الناس عادةً أكثر انشغالًا.
هناك أيضًا العديد من العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار الموقع المثالي. لنتحدث أولاً عن عدد المشاركين المسجلين وطبيعة الأنشطة. لكن يجب ألا ننسى سعة المكان وسهولة الوصول إليه، ووجود أماكن مخصصة لوقوف السيارات، ومرافق تتوافق مع الإرشادات الصحية.
4. التركيز على التصميم والمحتوى المقنعين
لقد حددت بالتالي موضوع الحدث الخاص بك، واخترت الميزانية المناسبة ولم تنس دراسة التاريخ والمكان المثاليين. ومع ذلك، إذا كنت تريد أن تجعل المشاركين أكثر رضاً عن هذه التجربة، فتأكد من تخصيص تصميم يتوافق مع مفهوم المعرض أو المؤتمر الخاص بك. وبالتالي، تتزامن هذه المرحلة مع مجموعة الاختيارات المتعلقة بالأسلوب والديكورات واستخدام أنظمة إضاءة معينة، وقبل كل شيء، الرسومات التي سيتم استخدامها أثناء الحدث الخاص بك وقبله وبعده.
لذلك لا تنس أنه، بغض النظر عن دوافع المشاركين الأفراد، يجب أن يكون هدفك هو تحقيق رضاهم. ولتحقيق ذلك، سيتعين عليك أيضًا التركيز على المحتوى الجذاب والمحفز، مما يضمن الشمولية والتنوع والمساواة.
5. اختر بعناية من ستتعاون معه
إن الاختيار الصحيح لمن تشارك هذه التجربة معه يمثل الخطوة الأخيرة لتحقيق النجاح. اختر المتحدثين في مناسبتك بعناية، ولا تعتمد فقط على معرفتهم؛ يأخذ في الاعتبار أيضًا مهارات التواصل ونقل الرسالة.
إذا كنت قد جربت بالفعل تنظيم حدث ما، فاستخدم معرفتك لتقييم الشركاء الذين حققت معهم أكبر قدر من النجاح؛ إنشاء علاقات معهم، وذلك للحصول أيضًا على فوائد من حيث التكلفة وتقليل الوقت. ومع ذلك، إذا كنت مبتدئًا، فإن طلب المعلومات من زملائك الخبراء في هذا القطاع سيعطيك دفعة كبيرة.
الاستنتاجات
في الختام، تنظيم الحدث يمكن أن يكون أصعب مرحلة في عملية التنظيم الخاصة بك. لكن في الوقت نفسه، لا يمكنك على الإطلاق أن تحرم نفسك أو تقلل من شأنها.
في الواقع، سيكون من غير المعقول عدم إعطاء الأهمية الصحيحة لكل ما يدور حول التجربة نفسها. تمثل كل خطوة عنصرًا لا يمكن الاستغناء عنه: فبدون الرؤية لن تعرف كيفية توجيه الاختيارات المتعلقة بالمنظمة. إذا لم تقم بحساب ميزانيتك، فلن تعرف البديل الذي يجب التركيز عليه من حيث التكاليف. بدون الموقع المناسب، وبدون متحدثين محترفين أو محتوى مناسب لجمهورك المستهدف، سوف ينسى العملاء قريبًا التجربة التي مروا بها للتو.
لذلك يمكن أن تكون هذه النصائح الخمس نقطة انطلاق جيدة لتحقيق نجاح الحدث الخاص بك.
