القفز إلى المحتوى 
بالنسبة للعديد من منظمي الأحداث، لا تزال الأحداث المختلطة مشروعًا جديدًا نسبيًا، مما يمثل تحديًا يتمثل في إشراك جمهورين مختلفين تمامًا في نفس الوقت. فيما يلي 13 نصيحة لتجنب المخاطر التي يمكن أن تنشأ بسهولة.
في حين أن الأحداث المختلطة قد تكون الحل للسماح لكل من أولئك الذين يفضلون الحضور جسديًا وأولئك الذين يفضلون الحضور عبر الإنترنت، إلا أنها تقدم أيضًا مجموعة جديدة من المخاطر للمنظمين. في حين أنه كان من الصعب دائمًا تلبية احتياجات جمهور واحد، إلا أن هناك الآن جمهورين، غالبًا ما يكون لهما احتياجات مختلفة جذريًا عن بعضهما البعض، للتعامل معهما.
فيما يلي نصائحنا حول 15 خطأً شائعًا يجب تجنبها عند التخطيط لحدث مختلط.
1. اختيار المنصة الخاطئة
يجب أن يتمتع النظام الأساسي الذي تختاره لحدثك بوظائف كافية لدعم الأحداث المختلطة. من بين أبرز الميزات تلك التي تسمح للحاضرين الافتراضيين والشخصيين بالتفاعل مع بعضهم البعض من خلال تطبيق جوال للحاضرين المباشرين وأيضًا خيار سطح المكتب لأولئك الذين يتصلون عن بُعد.
من المهم أيضًا اختيار نظام أساسي مختلط يمكنه تسهيل التفاعل بين المتحدثين والجمهور، بالإضافة إلى توفير تحليلات تفصيلية من خلال تتبع الإجراءات مثل استجابات الاستطلاع، والوقت الذي يقضيه في الجلسات، والتعليقات، والمزيد.
منصة معرض ليتز على سبيل المثال لديه كل هذه الخصائص و اكثر كثير، حيث تم تصميمها خصيصًا لهذا النوع من الاحتياجات.
2. قلة الاختبارات والتجارب
على الرغم من عدم إعطاء الأولوية دائمًا، فإن اختبار وإثبات الأداء السليم للأصول الافتراضية لحدث مختلط لا يقل أهمية عن الجوانب المادية. يجب اختبار جميع الأدوات مسبقًا، بما في ذلك ميزات مثل Zoom. حتى تتمكن من اختبار ضبط الصوت والفيديو والضوء وما إلى ذلك بشكل صحيح.
3. عدم كفاية البنية التحتية
قبل بدء الأحداث المختلطة مع البث المتزامن، عليك التأكد من أن المكان الذي تبث منه لديه شبكة wi-fi المناسبة لهذا الغرض. في الواقع، تبالغ العديد من الأحداث في تقدير سعة شبكة Wi-Fi الخاصة بها، مما يجعل من الصعب البث في وقت واحد ويؤدي إلى عدم الرضا من جانب الزوار.
4. تعامل مع كلا الجمهورين بنفس الطريقة
في حين أن إنشاء اتصال بين الجماهير البعيدة والشخصية أمر مهم للمشاركة، فلن يكون كل شيء ذا صلة بكلا الجمهورين. من المهم توفير بعض المحتوى المخصص لكل جمهور، والذي يمكن تحقيقه باستخدام منصة قادرة على وضع جداول أعمال وقنوات اتصال منفصلة.
5. مقدمو العروض الافتراضية
يعد الحفاظ على تفاعل جمهورك الافتراضي وعدم الشعور بالهبوط إلى الخطوط الجانبية أمرًا أساسيًا. إن الاستعانة بمقدم افتراضي ليكون بمثابة صوت للجماهير البعيدة يمكن أن يساعدهم على الشعور بأنهم جزء من الحدث. يجب على مقدم العرض إدارة المحادثة ومراقبة الأسئلة وتمريرها إلى المتحدثين، كل ذلك بهدف إشراك أولئك الذين ليسوا حاضرين فعليًا في الحدث.
6. عدم كفاية التسويق
عند الترويج للحدث، وضح أنه سيكون حدثًا مختلطًا وما هي العروض المحددة لكل جمهور. أثناء بدء تشغيل البرنامج بالكامل، قم بإنتاج محتوى يزيد من الاهتمام ويجذب الزوار. لتحقيق أقصى قدر من الفعالية، استخدم وسائل التواصل الاجتماعي من خلال القيام ببعض الرعاية
7. عدم كفاية تدريب المتحدثين
قد يحتاج المتحدثون الذين اعتادوا في المقام الأول على الأحداث الشخصية إلى تدريب خاص لإشراك الجمهور الافتراضي أيضًا. حتى المتحدثين ذوي الخبرة في الأحداث الافتراضية قد يجدون صعوبة في إشراك كلا الجمهورين. سيحتاج المتحدثون إلى إيجاد طرق لإشراك كلا الجمهورين في نفس الوقت، الأمر الذي قد يتطلب تدريبًا محددًا.
8. المحتويات مخففة للغاية
إن المحتوى الثقيل والعروض التقديمية الطويلة التي قد يتحملها الجمهور المباشر تكون أكثر صعوبة في متابعتها من قبل الجمهور البعيد. والأهم من ذلك هو الحفاظ على تفاعل المحتوى في بيئة مختلطة. إن إبقاء المحتوى قصيرًا وفي صلب الموضوع واستخدام الصور الإبداعية يجذب كلا الجمهورين.
9. جدول أعمال مزدحم للغاية
من المرجح أن يكون مدى انتباه الجمهور الافتراضي الذي يشاهد من المنزل أقصر من انتباه أولئك الذين يحضرون الحدث شخصيًا. الأيام المليئة بالجلسات الطويلة تكون صعبة ومتعبة، خاصة عند مشاهدتها أمام الشاشة. يُفضل إقامة حدث يمتد على مدى بضعة أيام مع أوقات جلسات أقصر. سيقدر كلا المشاهدين فترات الراحة والوقت للتواصل، سواء افتراضيًا أو شخصيًا.
10. تجاهل فرص الرعاية
أظهرت الأحداث الافتراضية أثناء الوباء أن مثل هذه الأحداث يمكن أن تجتذب جماهير كبيرة، وأحيانًا أكبر من الأحداث الشخصية التي حلت محلها. إذا كنت تعتقد أن الحدث المختلط الخاص بك يمكن أن يجذب جمهورًا بعيدًا، فقد تكون هناك إمكانية لرعاية مربحة. قم بتسليط الضوء على ذلك من خلال تقديم إعلانات البانر، والصيحات، ومقاطع الفيديو القصيرة للراعي، والجلسات التي يستضيفها الراعي، وصفحة الراعي لموقع الحدث، وخيارات جذب العملاء المحتملين.
11. عدم وجود متابعة ما بعد الحدث
جعل المحتوى المسجل متاحًا عند الطلب بعد الحدث. المحتوى المسجل الذي تم إنتاجه في الحدث ليس مفيدًا فقط للحاضرين الذين يرغبون في الاستماع إليه مرة أخرى، ولكن يمكن استخدامه للترويج للأحداث المستقبلية وإنشاء التسجيلات وبناء مجتمع عبر الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك، اغتنم الفرص للترويج للأحداث المستقبلية للحاضرين عبر الإنترنت، وتشجيعهم على الحضور شخصيًا في المستقبل. يمكن أن يشمل التسويق بعد الحدث مشاركة معلومات الاستطلاع ونشر النقاط البارزة على وسائل التواصل الاجتماعي واستراتيجيات أخرى للحفاظ على الاهتمام.
12. تجاهل التواصل للحاضرين الافتراضيين
في حين أن التواصل بين الحضور شخصيًا عادة ما يعتني بنفسه، فإن الجماهير الافتراضية تحتاج إلى خلق الفرص لهم. سيحتاجون إلى غرف دردشة افتراضية وجلسات تفاعلية حيث يمكن للمشاركين عن بعد التعرف على بعضهم البعض والتفاعل. وتشمل الطرق الأخرى توفير المضيفين والمشرفين الذين يسهلون التفاعلات، وإدخال قنوات التواصل الاجتماعي المخصصة للحدث، واستطلاعات الرأي في الوقت الفعلي، وتبادل بطاقات العمل الافتراضية.
ومن المهم بنفس القدر تشجيع الجماهير المباشرة والافتراضية على التواصل مع بعضهم البعض. إن توفير وصول شخصي للحاضرين إلى نفس النظام الأساسي والأدوات التي تستخدمها الجماهير الافتراضية سيسمح لهم بالوصول إلى غرف الدردشة وقنوات الشبكات الافتراضية الأخرى.
13. التسجيل غير المرن
في هذه الأيام، مع تغير قيود السفر واللوائح الأخرى باستمرار، يصعب على الحاضرين معرفة ما إذا كانوا سيتمكنون من حضور الحدث شخصيًا أم لا. إذا أمكن، اجعل من السهل على الحاضرين الانتقال من الحضور الشخصي إلى الاجتماع الافتراضي أو العكس. وبالمثل، يجب أن يكون جدول أعمال الحدث مرنًا، مما يسمح للحاضرين باختيار الأغاني التي يريدون حضورها. وهذا مهم بشكل خاص للحاضرين الافتراضيين الذين قد لا يرغبون في حضور الحدث بأكمله.
الاستنتاجات
تخفي الأحداث الهجينة العديد من المخاطر التي يمكن أن تؤدي، إذا لم تكن متوقعة، إلى تقويض نجاح الحدث.
تساعدك منصات مثل LetzFair على إدارة حدثك المختلط من خلال الاهتمام بالجزء الافتراضي بأكمله حتى تتمكن من تجنب أكبر الأخطاء وتمهيد الطريق لنجاح الحدث الخاص بك.
إذا كنت تنوي إنشاء أحداث مختلطة وما زلت لا تعرف النظام الأساسي الذي ستختاره اطلب عرضًا تجريبيًا لـ LetzFair الآن
