Software per hosted buyer per creare incontri B2B rilevanti e dare più valore commerciale al tuo evento.
Sappiamo che riempire i calendari a caso non aiuta nessuno. Letzfair è la piattaforma progettata per aiutarti a selezionare buyer qualificati e creare abbinamenti basati su reali interessi di business. Gestisci candidature, ospitalità e agende in un unico flusso di lavoro, offrendo a espositori e sponsor un ritorno commerciale tangibile e misurabile. Insieme, trasformiamo il networking nella vera forza trainante del tuo evento.
Ci hanno già scelto
Oltre i grandi numeri: il valore del tuo evento si misura nelle relazioni che durano dopo la fiera
Sappiamo esattamente cosa succede dietro le quinte quando un programma Hosted Buyer inizia a crescere. Gestire manualmente candidature, preferenze incrociate, diversi fusi orari e modifiche dell’ultimo minuto si trasforma rapidamente in un incubo logistico. Chiunque organizzi eventi B2B si scontra ogni giorno con questo muro: il rischio concreto di ritrovarsi con agende piene di appuntamenti forzati, scarsi risultati commerciali per gli espositori e un dispendio insostenibile di tempo per il tuo team.
Nella maggior parte degli eventi, il vero valore non dipende dal numero di visitatori che affollano i padiglioni, ma dalla qualità delle relazioni generate. Il vero obiettivo non è solo riempire slot vuoti in un calendario, è creare incontri che abbiano un senso autentico per entrambe le parti.
Letzfair è stato creato proprio per questo motivo: per lavorare al tuo fianco e trasformare un processo manuale e frammentato in un flusso di lavoro controllato, scalabile e misurabile. Tu stabilisci le regole e i criteri di selezione in base alle reali esigenze dei tuoi sponsor e fornitori; la piattaforma gestisce la parte complessa, aiutandoti a mantenere la direzione dell’evento e a fornire risultati concreti.
/PLUS
Cosa puoi fare con il software per Hosted Buyer di Letzfair
Crea abbinamenti più rilevanti tra buyer ed espositori
Sappiamo che nessun software può sostituire la tua conoscenza personale dei partecipanti, ecco perché il matchmaking su Letzfair non è mai casuale o completamente automatizzato, ma è configurato interamente intorno alla logica del tuo evento. La piattaforma ti permette di personalizzare l’algoritmo incrociando i dati reali raccolti durante la registrazione: settore, categoria merceologica, interessi commerciali e obiettivi di business per ogni profilo. Per darti il pieno controllo, puoi integrare le preferenze espresse dai partecipanti, impostare priorità di incontro, gestire potenziali esclusioni e limitare le fasce orarie. Il risultato è un insieme di agende pratiche costruite intorno alle reali necessità dei tuoi partecipanti.
Piani di viaggio integrati: addio a email e fogli di calcolo per ospitalità e trasferimenti
Gestire voli, hotel, trasferimenti e benefit per i buyer VIP al di fuori della tua piattaforma principale è una ricetta per errori operativi. Letzfair centralizza l’intero piano di ospitalità. I buyer inseriscono le loro preferenze di viaggio e alloggio direttamente nei loro profili, mentre tu monitori, approvi e assegni diversi livelli di benefit — dai pass base ai pacchetti all-inclusive — in un unico flusso di lavoro controllato.
Generazione automatica dell'agenda: elimina istantaneamente i conflitti di calendario
Dimentica l’incubo di incastrare manualmente fasce orarie, pause pranzo, tempi di spostamento e limiti massimi di sessione. Definisci la timeline del tuo evento e lascia che la piattaforma generi centinaia di agende perfette in pochi secondi. Niente più scambi di email, zero sovrapposizioni di incontri e un controllo operativo totale su ciò che prima richiedeva settimane di lavoro manuale.
Gestione delle candidature hosted buyer: un processo strutturato per selezionare i partecipanti
Con Letzfair, la gestione delle candidature dei buyer diventa un processo ordinato e controllato. Gli hosted buyer possono candidarsi compilando un modulo personalizzato, sia tramite il tuo invito diretto che attraverso i tuoi agenti autorizzati. Come organizzatore, visualizzi tutte le risposte all’interno della piattaforma per valutare la rilevanza di ogni profilo prima di decidere se approvare o rifiutare la candidatura. Solo i buyer accettati passano alle fasi successive del programma: dal completamento del profilo e la gestione del piano di viaggio, alla selezione delle preferenze per il matchmaking con espositori e fornitori.
Selezione bidirezionale: dai a buyer ed espositori il potere di scegliere
I partecipanti investono il loro tempo quando sentono di avere il controllo. Con Letzfair, sia i buyer che i fornitori possono esprimere preferenze esplicite, evidenziare profili prioritari o segnalare quelli che non sono adatti. Questo livello di personalizzazione favorisce un alto coinvolgimento dei partecipanti e garantisce appuntamenti in linea al 100% con i loro reali obiettivi di business.
Gestione delle crisi in tempo reale: gestisci no-show e modifiche dell'ultimo minuto
Il vero stress inizia quando si aprono le porte. Cancellazioni improvvise, ritardi e no-show possono influire rapidamente sull’esperienza dell’espositore. Letzfair ti consente di gestire modifiche, riprogrammazioni e scambi di slot in tempo reale da un pannello centrale, notificando istantaneamente i partecipanti tramite l’app. L’agenda si adatta dal vivo, aiutandoti a proteggere le opportunità di business critiche al volo.
Monitora le performance, le presenze e i risultati post-evento
Le dashboard di Letzfair ti permettono di tracciare le presenze effettive e vedere esattamente quali incontri hanno avuto luogo, superando le semplici congetture. Questi dati ti aiutano a valutare il coinvolgimento e la qualità degli incontri, fornendoti prove concrete per dimostrare il valore sia agli espositori che ai buyer, provando l’efficacia del matchmaking. Avrai tutto ciò che ti serve per costruire report trasparenti per sponsor e stakeholder, rafforzare le relazioni con i partecipanti più attivi e stabilire una base solida per migliorare le edizioni future.
/FEATURES
Il flusso di lavoro per la configurazione del programma
Configura le tue regole di business: la piattaforma si adatta al tuo formato, mai il contrario
Tu definisci le regole del gioco. Imposta durate precise degli incontri, numero massimo di appuntamenti per partecipante, categorie merceologiche, priorità strategiche e logiche di esclusione. Che il tuo evento duri mezza giornata o un’intera settimana, Letzfair si allinea perfettamente alla tua struttura operativa per rispecchiare l’esatta direzione commerciale che vuoi stabilire.
Attrai e qualifica la domanda: costruisci un ecosistema di partecipanti di alto valore
Attraverso moduli di candidatura intelligenti e personalizzati, Letzfair acquisisce dati approfonditi su buyer, espositori e fornitori. Non raccogli solo i dati di contatto di base, mappi intenzioni d’acquisto, budget, obiettivi di business e reali necessità di approvvigionamento. Questo ti permette di selezionare i partecipanti alla fonte e ammettere al programma solo i profili più qualificati.
Attiva il matchmaking basato sulle preferenze: l'algoritmo calcola le migliori combinazioni
Una volta chiuse le candidature, entra in gioco il motore di elaborazione di Letzfair. Incrociando le variabili inviate, le preferenze degli utenti e i tuoi obiettivi dell’evento, il sistema genera gli abbinamenti più adatti. L’algoritmo ti aiuta a ottimizzare le agende massimizzando la rilevanza commerciale di ogni fascia oraria, riducendo i tempi morti e minimizzando gli abbinamenti forzati.
Revisiona e convalida: mantieni il controllo totale prima del lancio
Automazione non significa perdita di controllo. Prima che le agende diventino definitive e visibili ai partecipanti, entri in una fase di revisione strategica. Il tuo team può ispezionare gli abbinamenti suggeriti dal software, apportare modifiche manuali dell’ultimo minuto, spostare le priorità e convalidare l’intero programma. Nulla va online senza la tua esplicita approvazione.
Pubblica le agende con un clic e padroneggia le operazioni dell'evento dal vivo
Dopo l’approvazione finale, le agende vengono sincronizzate istantaneamente e consegnate a buyer ed espositori tramite la piattaforma e l’app mobile dedicata. Da quel momento in poi, Letzfair funge da centro di controllo dal vivo: i partecipanti sanno sempre dove andare e quando, mentre il tuo team monitora i flussi di presenza e gestisce centralmente qualsiasi cambio di programma dell’ultimo minuto.
Estrai i dati e certifica il ROI del tuo programma hosted buyer
Al termine dell’evento, il tuo duro lavoro si trasforma in un asset a lungo termine. Accedi a una dashboard analitica completa per misurare le presenze effettive, gli incontri completati e i feedback sulla qualità degli abbinamenti. Avrai a disposizione un report scientifico e trasparente da presentare a sponsor, investitori e stakeholder, dimostrando il valore generato e assicurandoti i budget per la tua prossima edizione.
/INTEGRATIONS
Letzfair si integra nel tuo ecosistema senza sforzo
CRM e Salesforce
Sincronizza istantaneamente i profili di buyer, espositori e lead qualificati direttamente con la tua piattaforma di vendita. Questa connessione bidirezionale elimina l’inserimento manuale dei dati e fornisce al tuo team commerciale dati storici e abbinamenti dell’evento, rendendo fluidi i follow-up post-fiera e le conversioni.
Marketing automation segmentata
Invia comunicazioni automatizzate e mirate attivate dal comportamento degli utenti in tempo reale. Coinvolgi i partecipanti con messaggi personalizzati in base al loro ruolo, agli interessi dichiarati, all’avanzamento dell’agenda o alla presenza effettiva agli incontri, aumentando significativamente l’engagement prima e durante l’evento.
Sincronizzazione bidirezionale del calendario
Il modo più efficace per abbattere i tassi di no-show. Ogni appuntamento programmato o riprogrammato su Letzfair si sincronizza istantaneamente con i calendari personali dei partecipanti (Google Calendar, Outlook, Apple), assicurando che buyer ed espositori abbiano sempre promemoria in tempo reale direttamente sui loro smartphone.
Ticketing, ERP e sistemi personalizzati
Collega dati di registrazione, flussi di pagamento, pass di accesso e record degli sponsor all’interno di un unico ambiente sicuro. Letzfair comunica nativamente con le tue piattaforme interne e i software gestionali personalizzati per darti un controllo amministrativo e operativo assoluto su tutto il tuo programma Hosted Buyer.
I risultati concreti del Hosted Buyer Program di Letzfair
Zero tempo sprecato
Elimina per sempre l'ansia da foglio di calcolo, le infinite email di correzione e i controlli incrociati dell'ultimo minuto. Letzfair automatizza l'intero flusso di lavoro operativo. La raccolta dati, l'approvazione delle candidature, la mappatura degli slot e la gestione dei cambiamenti si muovono fluidamente all'interno di un unico ecosistema. Il tuo team è finalmente libero dalla burocrazia logistica per concentrarsi interamente sull'esecuzione strategica dell'evento.
Buyer ed espositori ottengono esattamente ciò che cercano
Con Letzfair, sia i buyer che gli espositori godono di un'esperienza impeccabile: accedono ad agende chiarissime, sanno sempre quando e dove incontrarsi e hanno la certezza che ogni minuto trascorso all'evento sia altamente produttivo. Questo si traduce in punteggi di soddisfazione eccezionali e tassi di fidelizzazione straordinari per le tue edizioni future.
Matchmaking mirato, non congetture
Incrociando obiettivi di business, reali intenzioni d'acquisto, priorità dichiarate e logiche di esclusione, Letzfair ti aiuta a ridurre al minimo gli incontri infruttuosi. Ogni appuntamento in agenda è supportato da dati concreti, collegando due partecipanti che hanno un motivo commerciale autentico per sedersi allo stesso tavolo.
Trasforma la visibilità degli espositori in contratti reali
Oggi gli espositori e gli sponsor non cercano più la mera "visibilità" come un logo su un banner o uno stand in un padiglione affollato. Vogliono lead qualificati. Offrendo loro un'agenda piena di appuntamenti one-to-one con buyer VIP pre-qualificati e realmente interessati alle loro soluzioni, scali verticalmente il valore commerciale dei tuoi spazi espositivi e giustifichi prezzi premium.
Analisi approfondite prima, durante e dopo l'evento
Monitora metriche cruciali in tempo reale e post-evento: dagli incontri programmati rispetto a quelli completati e ai tassi di presenza complessivi, fino a un'analisi chirurgica dei no-show, dell'engagement generale e delle preferenze più richieste. Traccia le performance di buyer ed espositori raccogliendo feedback qualitativi sui singoli incontri.
/PERCHÉ LETZFAIR
Per chi è pensato il software per Hosted Buyer di Letzfair?
C’è tecnologia nella piattaforma — ma la fiducia è costruita dalle persone che ci sono dietro.
Scegliere LetzFair significa affidarsi a un team che è sempre al tuo fianco, dal primo briefing al feedback finale.
Organizzatori di fiere ed
esposizioni
Gli espositori non comprano più semplice visibilità, vogliono lead reali. Letzfair trasforma il tuo Hosted Buyer Program in una potente leva commerciale per monetizzare meglio i tuoi spazi espositivi. Questo dà alle aziende un motivo concreto e di alto valore per investire nel tuo evento, garantendo loro un’agenda ricca di incontri mirati e discussioni commerciali dirette con buyer internazionali selezionati e pre-qualificati che cercano attivamente le loro soluzioni specifiche.
Team operativi
Gestire un Hosted Buyer Program non dovrebbe trasformarsi in un incubo logistico di fogli di calcolo corrotti, email perse e caotici cambiamenti manuali dell’ultimo minuto. Letzfair elimina la frammentazione delle informazioni e centralizza l’intero ciclo di vita operativo in un unico flusso di lavoro: dalla valutazione delle candidature e la mappatura delle preferenze al tracciamento dell’agenda in tempo reale, ai check-in e alla riprogrammazione istantanea dei no-show. Azzera completamente l’errore umano e consegna al tuo team il controllo totale sulla logistica dell’evento.
Event manager e agenzie
Orchestrare eventi B2B complessi, configurazioni di brokerage o summit multisettoriali richiede la massima flessibilità, non i rigidi limiti degli strumenti di pianificazione standard che costringono a continui compromessi. Letzfair fornisce una piattaforma naturalmente scalabile che può essere configurata in base alle specifiche regole di business di ogni cliente. Semplifica il coordinamento logistico anche quando si tratta di agende plurigiornaliere, multi-slot o fusi orari variabili, offrendoti il pieno controllo sulle operazioni dal vivo e report scientifici pronti per gli investitori da consegnare post-evento.
/ FAQ
Domande frequenti
Hai bisogno di una piattaforma centralizzata che unifichi l’intero flusso di lavoro. Con Letzfair, i buyer si candidano direttamente tramite la piattaforma e il tuo team revisiona, approva o rifiuta i profili da un’unica dashboard, eliminando completamente fogli di calcolo e informazioni frammentate.
Acquisendo dati strategici (ruoli aziendali, budget di acquisto e obiettivi di sourcing) direttamente nel modulo di candidatura. Letzfair ti permette di revisionare e filtrare queste richieste prima dell’approvazione, assicurando che solo i profili perfettamente in linea con l’offerta dei tuoi espositori siano ammessi al programma.
Spostando il focus commerciale dalla visibilità passiva ai contratti attivi. Letzfair incrocia le esigenze di acquisto dei buyer con le soluzioni degli espositori, assicurando agende piene di appuntamenti di business reali con un potenziale di conversione eccezionalmente alto.
Ottimizzando la precisione degli abbinamenti. L’algoritmo di Letzfair analizza le preferenze esplicite e gli obiettivi di business dichiarati da entrambe le parti per creare accoppiamenti speculari. Questo significa meno tempo sprecato in presentazioni infruttuose e più spazio per trattative concrete.
Sfruttando l’automazione ad alto volume. Letzfair calcola istantaneamente disponibilità, priorità, pause, tempi di spostamento e vincoli delle sessioni, generando centinaia di agende perfette in pochi secondi e liberando il tuo team operativo dal lavoro manuale.
Utilizzando il controllo dell’evento in tempo reale. Qualsiasi modifica o richiesta dell’ultimo minuto viene gestita direttamente all’interno dell’ecosistema unificato di Letzfair, che aggiorna istantaneamente le agende digitali di tutte le parti coinvolte, compreso il tuo staff in loco.
Attraverso il tracciamento dal vivo in loco. Letzfair monitora i check-in, le presenze e i no-show durante l’evento, fornendoti dati di partecipazione verificati in tempo reale, così il tuo team può intervenire immediatamente se un incontro salta.
Sì. Letzfair integra il piano di viaggio direttamente nel profilo del buyer. I partecipanti inseriscono le loro date, i voli e le preferenze di alloggio all’interno della stessa piattaforma in cui gestiscono la loro agenda di business, permettendo al tuo staff di coordinare l’ospitalità senza affidarsi a software esterni.
Esportando report completi basati sui dati reali dell’evento. Letzfair traccia gli incontri programmati rispetto a quelli completati e i feedback sulla soddisfazione dei partecipanti, fornendoti un report scientifico che certifica il ROI commerciale per i tuoi sponsor e stakeholder.
Sì, Letzfair è una vera piattaforma end-to-end. Copre l’intero ciclo di vita del tuo Hosted Buyer Program — candidatura, selezione, logistica di viaggio, matchmaking, agende dal vivo, monitoraggio dei no-show e analisi finale — all’interno di un unico flusso integrato.
Cambia la tua proposta di valore principale. Smetti di vendere semplici metri quadri per gli stand e inizia a vendere appuntamenti garantiti con decision-maker selezionati. Letzfair trasforma il tuo spazio espositivo in uno strumento di sviluppo commerciale irresistibile e misurabile.
Offrendo un’esperienza fluida e di alto livello. Da un processo di candidatura veloce e un’agenda personalizzata accessibile direttamente dallo smartphone, alla gestione chiara dei benefit di viaggio con Letzfair, i buyer possono concentrarsi esclusivamente sul fare business.
Utilizzando un motore di regole flessibile e altamente configurabile. Letzfair ti permette di impostare diverse logiche di abbinamento, benefit logistici e regole di calendario in base alla nazionalità o al livello del buyer, semplificando senza sforzo strutture di eventi molto complesse.
Automatizzando la logistica a basso valore. Letzfair centralizza la raccolta dati, i promemoria automatizzati, la generazione delle agende e la reportistica post-evento, riducendo drasticamente i flussi di lavoro manuali ed eliminando il rischio di errore umano.
Se hai solo bisogno di un calendario per prenotare stanze virtuali o semplici fasce orarie, uno strumento di pianificazione di base è sufficiente. Ma se hai bisogno di qualificare i candidati, gestire l’ospitalità a livelli, implementare algoritmi di matchmaking bidirezionali e proteggere il ROI degli espositori, allora hai bisogno di Letzfair.