Guest Flow

La gestione degli ospiti è il cuore di ogni evento di successo. GuestFlow è la soluzione modulare di LetzFair progettata per ottimizzare, semplificare e accelerare ogni fase del processo di accoglienza, eliminando la complessità operativa e garantendo un'esperienza premium a ogni partecipante.

Gestione intelligente di inviti e registrazioni

Supera i fogli di calcolo statici e i processi manuali. GuestFlow automatizza l'inserimento dei dati e la segmentazione del pubblico fin dal primo contatto.

• Importazione semplificata: carica i tuoi contatti in pochi secondi tramite caricamento di file o inserimento manuale.
• Categorizzazione avanzata: segmenta istantaneamente i tuoi ospiti per ruolo, importanza o tipologia (es. Investor, Founder, VIP), personalizzando l'esperienza in base al loro profilo specifico.
• Landing page e form su misura: crea landing page eleganti e form di registrazione complessi senza scrivere una singola riga di codice. Raccogli informazioni cruciali - come requisiti dietetici o dettagli di viaggio - tramite domande personalizzate e campi obbligatori, il tutto nel pieno rispetto delle normative sulla protezione dei dati.
• Livelli di accesso flessibili: scegli tra registrazioni aperte, soggette all'approvazione dell'organizzatore o accessi limitati tramite un codice privato.

Workflow automatizzato e controllo totale

GuestFlow trasforma la logistica in un workflow logico e senza attriti, assicurandoti di mantenere sempre il controllo sulla capienza dell'evento.

• Emissione automatica dei ticket: gestisci l'intero percorso: Send → Decision (Accept/Decline) → Ticket Issue. Una volta approvato, il sistema genera un ticket con QR code personalizzato in base alla tipologia di partecipante.
• Controllo di scadenze e pause: la nostra funzionalità di punta ti permette di chiudere istantaneamente le registrazioni o di metterle in pausa per gestire sell-out imprevisti o modifiche al programma dell'ultimo minuto.
• Dashboard & data insights: monitora l'avanzamento degli inviti in tempo reale attraverso un unico centro di controllo. Traccia lo stato degli ospiti (pending, accepted, declined) e visualizza statistiche dettagliate, con la possibilità di esportare report completi in Excel per l'analisi post-evento.

Esperienza on-site: fast e paperless check-in

Riduci le code e accogli i tuoi ospiti in modo professionale con un sistema di check-in fisico rapido e moderno.

• Express check-in al desk: lo staff on-site può confermare l'accesso scansionando il QR code dell'ospite tramite una Web App, gestendo accompagnatori e registrazioni last-minute in tempo reale.
• Un unico QR code per tutto: i partecipanti hanno sempre i loro ticket a disposizione in-app o via email. Un singolo codice garantisce l'accesso a tutte le attività pianificate per il loro profilo, semplificando la navigazione all'interno della location.

Engagement e feedback post-evento

Il rapporto con i tuoi ospiti non termina alla chiusura dell'evento. GuestFlow include strumenti per consolidare le relazioni e raccogliere dati preziosi.

• Comunicazioni dinamiche: invia automaticamente ringraziamenti personalizzati e messaggi di follow-up basati su specifici cluster di destinatari.
• Survey personalizzate: misura il successo del tuo evento attraverso sondaggi di soddisfazione altamente personalizzabili, inviati via email o notifiche push, per raccogliere feedback immediati e migliorare le edizioni future.