Purtroppo, come ci ricordano quotidianamente le notizie, la situazione sanitaria globale rimane incerta e il settore degli eventi non può permettersi di farsi trovare impreparato.
Se hai sempre organizzato eventi di persona, potresti essere riluttante a rinunciare alla magia e all’energia dell’interazione fisica. Tuttavia, esiste un piano B che ti permette di combinare il meglio di entrambi i mondi.

In caso di dubbio… scegli l’ibrido!

Se vuoi mantenere la possibilità di organizzare un evento di persona ma hai bisogno di un piano di riserva nel caso in cui le circostanze non lo consentano, il formato ibrido (chiamato anche phygital) è la soluzione perfetta!

Offrendo sia la partecipazione fisica che l’accesso virtuale, garantisci che il tuo evento rimanga accessibile anche in caso di restrizioni di viaggio o se alcuni partecipanti non possono raggiungere la sede. Con gli eventi ibridi, la tua versione digitale sarà già strutturata, garantendo la partecipazione e preservando le vendite dei biglietti online anche se l’evento fisico non può aver luogo.

Se hai sempre fatto affidamento su esperienze di persona, un’opzione virtuale potrebbe sembrare meno coinvolgente. Tuttavia, potresti semplicemente sottovalutare le potenzialità della moderna tecnologia per eventi. Una piattaforma per eventi di alta qualità, come quella offerta da LetzFair, può rendere i tuoi eventi ibridi interattivi, dinamici e indimenticabili.

Come mantenere coinvolti i partecipanti virtuali durante gli eventi ibridi

La chiave è progettare esperienze che siano altrettanto efficaci e coinvolgenti per i partecipanti online, concentrandosi su originalità, personalizzazione e connessione sociale.
Ecco alcune idee creative che puoi adattare al tuo prossimo evento ibrido.

1. Ospita relatori e moderatori coinvolgenti

Selezionate relatori che non siano solo esperti nel loro campo, ma anche capaci di interagire con il pubblico, sia dal vivo che da remoto.
Incoraggiateli a porre domande rivolte ai “partecipanti da casa” e coinvolgeteli tramite chat in tempo reale, in modo che si sentano parte integrante dell’esperienza, non semplici osservatori.

2. Utilizzare strumenti di matchmaking basati sull’intelligenza artificiale

Alcune piattaforme per eventi, come LetzFair, integrano un matchmaking basato sull’intelligenza artificiale che aiuta i partecipanti a entrare in contatto in modo significativo, risolvendo una delle maggiori sfide del networking virtuale.
In base agli interessi degli utenti, ai settori professionali, alle sessioni frequentate e agli espositori visitati, il sistema suggerisce le persone più adatte da incontrare, migliorando il coinvolgimento e i risultati del networking.

3. Estendi il coinvolgimento oltre l’evento

Mantieni attiva la tua community ibrida anche dopo la fine dell’evento. Utilizza la tua piattaforma online per organizzare attività divertenti e social post-evento, come:

• Lezioni virtuali di cucina o cocktail: invita uno chef o un mixologist a organizzare una sessione in cui i partecipanti possono seguire da casa utilizzando un elenco di ingredienti forniti in precedenza.
• Serate quiz online: un quiz dal vivo in team può incoraggiare il networking e la connessione tra i partecipanti.
• Feste virtuali con delitto e mistero: i partecipanti assumono ruoli e collaborano per scoprire indizi nel corso di più sessioni.
• Serata cinema: lascia che i partecipanti votino un film e poi lo guardino contemporaneamente mentre chattano in una chat di gruppo in diretta.

Queste iniziative post-evento contribuiscono a creare un coinvolgimento a lungo termine e a costruire una community fedele attorno al tuo evento ibrido.

4. Organizzare uno speed networking virtuale

Adatta il classico concetto di speed date al networking aziendale. Suddividi i partecipanti in stanze private, ruotali rapidamente e incoraggiali a pianificare incontri più lunghi tramite la piattaforma.
Il ritmo serrato di questa attività la rende coinvolgente e aiuta i partecipanti a creare più connessioni in modo efficiente.

5. Aggiungi la gamification

La gamification è uno degli strumenti di coinvolgimento più potenti negli eventi ibridi.
Piattaforme come LetzFair consentono di assegnare punti, badge e premi per azioni come la partecipazione a sessioni, la partecipazione a eventi di networking o la visita agli stand degli espositori.
Questo crea un senso di competizione e divertimento che mantiene i partecipanti motivati ​​e coinvolti per tutta la durata dell’evento.

6. Offri un contatto fisico ai partecipanti virtuali

Anche i partecipanti online possono vivere esperienze tangibili. Se il budget lo consente, invia a casa loro kit per eventi o gadget personalizzati, come prodotti sponsorizzati, buoni sconto o gadget esclusivi per l’evento.
Consegne a sorpresa come queste creano entusiasmo e incoraggiano la condivisione sui social, aumentando la visibilità del tuo brand e dei tuoi sponsor.

In alternativa, dopo l’evento, inviate un pacco di ringraziamento o delle gift card digitali, insieme a uno sconto per l’edizione dell’anno successivo. In questo modo, il vostro marchio rimarrà al centro dell’attenzione e rafforzerete la fidelizzazione dei partecipanti.

Conclusioni

Gli eventi in presenza offrono un’atmosfera unica, ma gli eventi ibridi possono avvicinarsi molto, offrendo flessibilità, innovazione e connessione a distanza.
Le esperienze virtuali e ibride sono destinate a durare, in continua evoluzione con nuove idee e tecnologie.

Noi di LetzFair ti aiutiamo a massimizzare il coinvolgimento e l’interazione in eventi fisici, ibridi e virtuali attraverso strumenti intelligenti e intuitivi, progettati per rendere ogni esperienza memorabile.

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