Come possono gli organizzatori promuovere i loro eventi ibridi per distinguersi e attrarre sia i partecipanti in presenza che virtuali?

Gli eventi ibridi sfidano gli organizzatori a coinvolgere i partecipanti in presenza senza alienare coloro che partecipano virtualmente, pur competendo per l’attenzione di un pubblico remoto in un mercato sempre più saturo.

La chiave è inquadrare le attività di marketing in termini dei vantaggi unici di ciascuna opzione, piuttosto che sul perché una sia migliore dell’altra.

Idealmente, gli sforzi di marketing di un evento dovrebbero allinearsi perfettamente con il suo formato ibrido. Pertanto, la campagna che precede l’evento dovrebbe enfatizzare:

• La flessibilità e l’accessibilità offerte dalla partecipazione virtuale;
• L’esperienza immersiva disponibile per i partecipanti in presenza;
• Opportunità di interazione bidirezionale tra partecipanti in presenza e remoti.

Ecco sei strategie per raggiungere questi obiettivi.

1. Organizzare un evento di anteprima per familiarizzare i partecipanti con la piattaforma virtuale

Un vantaggio della componente online è la capacità di coinvolgere i partecipanti prima dell’evento.

Ad esempio, un teaser in live streaming può consentire ai potenziali partecipanti di visualizzare in anteprima il contenuto dell’evento, mostrando al contempo le funzionalità di interattività e coinvolgimento della tua piattaforma. Ciò offre ai partecipanti virtuali la possibilità di esplorare il formato online in anticipo, e anche i partecipanti in presenza hanno un incentivo a familiarizzare con la piattaforma prima di arrivare.

2. Offrire contenuti solo audio per ridurre la “Zoom Fatigue”

I partecipanti virtuali potrebbero sperimentare la Zoom fatigue, sentendosi spossati non solo dall’essere osservati, ma anche dall’osservare gli altri sullo schermo. Alcuni potrebbero preferire un coinvolgimento solo audio.

Sebbene sia comunque consigliabile offrire contenuti video e funzionalità interattive come sessioni di domande e risposte, alcune sessioni possono essere progettate per funzionare come podcast. Il coinvolgimento online è tutta una questione di scelta: i partecipanti possono passare da un focus minimo (ascolto di audio di sottofondo) a un coinvolgimento massimo (sondaggi dal vivo e thread di commenti).

3. Posizionare eventi in presenza più piccoli come esperienze esclusive

Quando si promuove l’esperienza dal vivo, gli organizzatori dovrebbero enfatizzare l’esperienza unica e di valore che rende la partecipazione in presenza degna di nota.

I potenziali partecipanti potrebbero percepire gli eventi piccoli come limitati, interrogandosi sulle opportunità di networking rispetto a grandi raduni. In realtà, folle più piccole creano esperienze uniche che stimolano la vendita dei biglietti e attraggono l’attenzione dei partecipanti remoti. Concentrati sulla progettazione dell’evento per evidenziare lusso, novità o esclusività.

4. Sfruttare la sede per migliorare l’esperienza in presenza

Dato che i partecipanti possono connettersi virtualmente da qualsiasi parte del mondo, gli organizzatori devono mettere in risalto la sede fisica.

Per promuovere la partecipazione in presenza, valuta la possibilità di ospitare un influencer o un ospite speciale pre-evento presso la sede.

Ad esempio, Meschida Philip, direttrice del 1261 Film Festival, ha spiegato in un’intervista con Hybrid Event Revolution come ha allestito uno dei suoi concerti del festival ibrido accanto a una cascata, un’ambientazione non possibile per grandi pubblici. Esperienze memorabili come questa attraggono sia i partecipanti in presenza che virtuali.

5. Utilizzare l’interazione ibrida per rassicurare i potenziali partecipanti

Il marketing degli eventi dovrebbe anche evidenziare l’interazione tra pubblico dal vivo e virtuale.

Joe Schwinger, fondatore di MeetingPlay, ha suggerito di creare un sistema di “ambasciatori”: i partecipanti in presenza sono abbinati a partecipanti remoti. Agendo come influencer, questi ambasciatori in presenza condividono i momenti salienti dell’evento e rispondono alle domande dei loro gruppi remoti.

6. Costruire una community sui social media per un coinvolgimento continuo

Le strategie sui social media dovrebbero essere a lungo termine: pagine evento dedicate, gruppi Facebook, hashtag attivi, contenuti dietro le quinte di Instagram e la presentazione di relatori, influencer e membri della community altamente coinvolti.

Creare una community sui social media attorno all’evento e al suo brand fornisce un pubblico per future iterazioni, spin-off e un coinvolgimento continuo. I post social professionalmente progettati generano clamore online rafforzando al contempo il brand dell’evento. Idealmente, i partecipanti in presenza e virtuali dovrebbero interagire online prima dell’inizio dell’evento.

In conclusione, gli eventi ibridi sono sia una sfida di marketing che un’opportunità di innovazione, creando vantaggi unici per gli organizzatori.

L’obiettivo non è solo ottimizzare ogni formato individualmente, ma massimizzare il modo in cui collaborano. Piattaforme come LetzFair possono aiutare a raggiungere questo obiettivo integrando e migliorando gli eventi fisici con strumenti online dedicati, progettati per coinvolgere sia i partecipanti in presenza che virtuali.