A un anno dall’inizio della pandemia, che ha costretto alla sospensione degli eventi in presenza, la situazione sta finalmente migliorando. Con l’allentamento delle restrizioni, molti paesi si preparano a tornare agli incontri fisici dal vivo ed è giunto il momento di prepararsi per una transizione graduale dalle esperienze online a quelle in presenza.

Ecco alcuni consigli pratici per aiutare gli organizzatori a prepararsi al tanto atteso ritorno degli eventi dal vivo.

1. La sicurezza prima di tutto

Prima di rilanciare le esperienze dal vivo, gli organizzatori di eventi devono valutare attentamente i rischi per la sicurezza dei loro eventi.
Diversi fattori possono influenzare il profilo di rischio di un evento, tra cui l’ubicazione della sede, lo scopo dell’evento e i dati demografici del pubblico.

Seguendo le linee guida delle autorità sanitarie e degli organismi di regolamentazione, gli eventi dovrebbero attuare nuove politiche e procedure di sicurezza per ridurre al minimo i contatti fisici e massimizzare il benessere dei partecipanti.

Poiché ogni partecipante rappresenta un potenziale rischio di trasmissione, è essenziale applicare adeguate misure di sicurezza e gestione dei rischi, oltre a comunicare chiaramente le responsabilità sia al personale che ai partecipanti.

Secondo il COVID-19 Safety Playbook di Eventbrite, il processo può essere suddiviso in quattro fasi principali:

• Valutazione dei rischi: identificare i potenziali rischi per la salute e i fattori di trasmissione e valutare le strategie di mitigazione per ridurre l’esposizione al COVID-19 durante l’evento.
• Attuazione delle misure di sicurezza: prepararsi e rispondere ai rischi prima, durante e dopo l’evento attraverso protocolli di sicurezza concreti.
• Comunicazione delle politiche: condividere le informazioni sulla sicurezza con il personale e i partecipanti tramite siti web dedicati all’evento, pagine di vendita dei biglietti, e-mail di conferma, segnaletica, annunci e briefing pre-evento.
• Revisione continua: ricontrollare le normative locali il giorno prima e il giorno stesso dell’evento per eventuali aggiornamenti o modifiche.

2. Imparare da come altri paesi hanno riaperto gli eventi in presenza

Acquisire informazioni su come altri Paesi, come la Spagna, che ha ripreso gli eventi in presenza già a marzo, hanno gestito le riaperture in sicurezza può aiutare gli organizzatori a pianificare le proprie strategie.
Adattare le migliori pratiche e valutare ciò che ha funzionato altrove fornisce indicazioni preziose per reintrodurre gli eventi fisici in modo responsabile.

3. Ritorno graduale attraverso eventi socialmente distanziati

All’inizio della fase di riapertura, potrebbero essere ancora necessarie numerose misure di sicurezza, con conseguente aumento degli eventi con distanziamento sociale.

La pandemia ha ridefinito le priorità degli organizzatori di eventi. Un modo creativo per ripristinare concerti e spettacoli in sicurezza è stato il format degli eventi drive-in, che ha visto una forte ripresa nell’ultimo anno.

Limitare la capienza potrebbe sembrare difficile, ma molti organizzatori stanno già utilizzando fasce orarie per gestire il flusso dei partecipanti e ridurre gli assembramenti, mantenendo al contempo un ambiente sicuro e piacevole.

4. Perché gli eventi virtuali sono qui per restare

Anche con il ritorno degli eventi in presenza, i limiti di capienza e le esitazioni dei partecipanti potrebbero persistere.
La soluzione? Eventi ibridi che combinano la partecipazione in presenza e quella virtuale, offrendo sia accessibilità che un flusso di entrate aggiuntivo.

Nonostante l’allentamento delle restrizioni dovute al COVID-19, gli eventi virtuali continueranno a svolgere un ruolo essenziale. Nell’ultimo anno, gli organizzatori hanno scoperto i numerosi vantaggi dei formati virtuali e hanno imparato a gestirli con successo.

Per gestire la transizione dagli eventi virtuali a quelli in presenza e per supportare esperienze ibride, la tecnologia dedicata agli eventi diventerà sempre più essenziale.

Ed è proprio qui che entra in gioco LetzFair: una piattaforma personalizzabile progettata per soddisfare le esigenze di organizzatori, espositori e sponsor, indipendentemente dal fatto che i loro eventi siano fisici, virtuali o ibridi.

Preparati per la nuova era degli eventi in presenza

Il ritorno degli eventi in presenza segna un nuovo entusiasmante capitolo per il settore.
Combinando sicurezza, tecnologia e flessibilità, gli organizzatori possono creare esperienze memorabili che coinvolgono il pubblico sia in loco che online.

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