Per molti organizzatori di eventi, gli eventi ibridi rappresentano ancora una sfida relativamente nuova, che richiede di coinvolgere due pubblici molto diversi contemporaneamente. Ecco 13 consigli degli esperti per aiutarti a evitare le insidie ​​più comuni e garantire che il tuo prossimo evento ibrido si svolga senza intoppi.

Sebbene gli eventi ibridi offrano la soluzione perfetta sia per i partecipanti in presenza che per quelli da remoto, introducono anche nuove complessità. Soddisfare le aspettative di un singolo pubblico è sempre stato impegnativo: ora, gli organizzatori devono soddisfare due gruppi distinti, ognuno con esigenze e preferenze uniche.

Diamo un’occhiata ai 13 errori più comuni da evitare quando si pianifica il prossimo evento ibrido.

1. Scegliere la piattaforma sbagliata

Il successo del tuo evento ibrido dipende in larga misura dalla piattaforma ibrida scelta. Deve includere tutte le funzionalità essenziali per supportare la partecipazione sia fisica che virtuale, come un’app mobile per i partecipanti in loco e una versione desktop per gli utenti remoti.

La tua piattaforma dovrebbe inoltre consentire un’interazione fluida tra relatori e pubblico, offrendo al contempo analisi avanzate per monitorare il coinvolgimento, i risultati dei sondaggi, la durata della sessione e il feedback.

Piattaforme come LetzFair sono progettate appositamente per questo scopo e offrono strumenti completi per la gestione sia virtuale che in loco.

2. Saltare i test e le prove

Testare la configurazione virtuale è importante tanto quanto preparare la sede fisica. Ogni strumento digitale, dal software di streaming all’illuminazione e all’audio, dovrebbe essere testato in anticipo per garantire un’esperienza impeccabile per i partecipanti da remoto.

3. Infrastrutture inadeguate

Prima di lanciare un evento ibrido con streaming live simultaneo, assicurati che la tua sede disponga di una connessione Wi-Fi stabile e affidabile. Molti organizzatori sopravvalutano la capacità di banda, con conseguente scarsa qualità dello streaming e frustrazione tra i partecipanti da remoto.

4. Trattare entrambi i pubblici allo stesso modo

Sebbene sia importante connettere il tuo pubblico virtuale e quello in presenza, non tutte le sessioni o le attività saranno adatte a entrambi. Personalizza alcuni contenuti specificamente per ciascun segmento di pubblico utilizzando una piattaforma che supporti agende personalizzate e canali di comunicazione separati.

5. Ignorare il ruolo degli host virtuali

Mantenere il coinvolgimento dei partecipanti da remoto è fondamentale. Valuta la possibilità di assumere un relatore virtuale che funga da portavoce del tuo pubblico online, moderando le chat, raccogliendo le domande e inoltrandole ai relatori per mantenere l’interazione e l’inclusione.

6. Scarso marketing degli eventi

Quando promuovi il tuo evento, comunica chiaramente che si tratta di un evento ibrido e metti in evidenza le esperienze di ogni tipologia di pubblico. Man mano che l’evento viene trasmesso in diretta, pubblica contenuti social coinvolgenti e valuta l’utilizzo di annunci a pagamento per aumentare la partecipazione e la notorietà.

7. Oratori non qualificati

I relatori abituati a eventi dal vivo potrebbero avere difficoltà a coinvolgere un pubblico remoto. Allo stesso modo, chi ha esperienza in contesti virtuali potrebbe avere difficoltà a conciliare entrambe le cose. È importante fornire formazione in modo che i relatori possano interagire efficacemente con un pubblico ibrido utilizzando una comunicazione dinamica e spunti visivi.

8. Contenuto eccessivamente lungo o diluito

Le sessioni lunghe possono funzionare per gli eventi dal vivo, ma possono rapidamente perdere spettatori virtuali. Mantieni i tuoi contenuti concisi, visivamente accattivanti e interattivi. Utilizza slide creative, sondaggi e momenti di domande e risposte per mantenere alto il coinvolgimento in entrambi i formati.

9. Agenda sovraccarica

I partecipanti virtuali hanno generalmente una capacità di attenzione più breve, soprattutto quando guardano da casa. Evitate lunghe sessioni consecutive. Piuttosto, progettate sessioni più brevi e mirate, distribuite su più giorni, e includete pause regolari e opportunità di networking per entrambi i tipi di pubblico.

10. Trascurare le opportunità di sponsorizzazione

Gli eventi ibridi possono attrarre un pubblico più ampio rispetto a quelli puramente fisici, rendendoli molto appetibili per gli sponsor. Offri pacchetti di sponsorizzazione digitale con posizionamento di banner, annunci video, sessioni sponsorizzate e pagine dedicate agli sponsor sul sito web del tuo evento per massimizzare il ROI.

11. Nessun follow-up post-evento

Rendi disponibili on-demand tutte le sessioni registrate dopo l’evento. Questo aiuterà i partecipanti a rivedere contenuti preziosi e, al contempo, fungerà da materiale promozionale per eventi futuri.

Invia inoltre email di follow-up, condividi i momenti salienti dell’evento sui social media e incoraggia i partecipanti online a partecipare alla prossima edizione in presenza. Il marketing post-evento è essenziale per mantenere lo slancio e far crescere la tua community.

12. Ignorare il networking per i partecipanti virtuali

Mentre il networking di persona avviene in modo naturale, i partecipanti online necessitano di opportunità dedicate per connettersi. Offrite sale riunioni virtuali, spazi di chat e sessioni moderate per favorire l’interazione tra i partecipanti da remoto.

È anche possibile integrare canali social, sondaggi in tempo reale e scambi di biglietti da visita virtuali per favorire il coinvolgimento. Idealmente, sia i partecipanti in presenza che quelli da remoto dovrebbero utilizzare la stessa piattaforma di networking per connettersi senza problemi.

13. Registrazione inflessibile

Con le restrizioni di viaggio e le circostanze mutevoli, la flessibilità è fondamentale. Consentite ai partecipanti di passare facilmente dalla partecipazione virtuale a quella di persona. Allo stesso modo, offrite programmi personalizzabili in modo che i partecipanti possano scegliere a quali sessioni partecipare: una funzionalità fondamentale per gli utenti che lavorano da remoto.

Conclusioni

Gli eventi ibridi offrono opportunità entusiasmanti, ma comportano anche sfide che possono comprometterne il successo se non gestite correttamente.

Piattaforme come LetzFair semplificano la gestione degli eventi ibridi gestendo per te la componente virtuale, aiutandoti a evitare errori costosi e a offrire un’esperienza impeccabile e coinvolgente.

Se stai pianificando il tuo prossimo evento ibrido e stai ancora decidendo quale piattaforma utilizzare, richiedi subito una demo con LetzFair per scoprire come può aiutarti a creare esperienze ibride fluide e di successo.