Il modello di evento phygital, noto anche come ibrido, combina i vantaggi della partecipazione di persona (modalità fisica) e della presenza virtuale (modalità digitale).

Nell’attuale clima di incertezza, questa è la soluzione perfetta per garantire il successo del tuo evento. Con questo modello, puoi garantire la sicurezza dei partecipanti, ridurre gli assembramenti non necessari e consentire comunque ai partecipanti da remoto di partecipare da qualsiasi parte del mondo, il tutto senza perdere l’opportunità di partecipare al tuo evento.

Tutto può sembrare perfetto, ma non sottovalutare le sfide che comporta pianificare un evento phygital.
Ecco cinque errori comuni da evitare quando ne organizzi uno.

1. Scarsa gestione del tempo

È vero che gli eventi phygital possono offrire risultati eccezionali, ma richiedono una pianificazione meticolosa e tempi di preparazione più lunghi. A differenza degli eventi interamente in presenza, questo formato prevede la gestione sia degli aspetti fisici che di quelli virtuali.

Per la parte fisica, dovrai organizzare gli spazi, la logistica, le attrezzature tecniche e la conformità alle norme di salute e sicurezza.
Per la parte virtuale, dovrai selezionare una piattaforma affidabile per l’evento, condurre test tecnici per la connettività e lo streaming e garantire la gestione dei dati e la conformità alla privacy.

Per evitare problemi, inizia a pianificare con largo anticipo. Concediti il ​​tempo necessario per tutti i test necessari, in modo da garantire un’esperienza fluida sia per il tuo pubblico online che per quello in loco.

2. Dimenticarsi dei partecipanti virtuali

Un errore comune nella pianificazione di eventi phygital è trascurare il pubblico remoto. Il rischio è che i partecipanti virtuali si sentano esclusi dall’esperienza dal vivo, perdendo opportunità di networking e interazione.

Le esperienze negative si ricordano, e a nessuno piace sentirsi escluso. Per creare un’esperienza positiva e inclusiva, è essenziale utilizzare una piattaforma per eventi che favorisca l’interazione tra i partecipanti in presenza e online.

Cerca funzionalità come chat integrata e strumenti di domande e risposte che consentono ai partecipanti virtuali di commentare, porre domande e partecipare attivamente alle sessioni live.

3. Mancato coinvolgimento dopo l’evento

Il coinvolgimento non dovrebbe interrompersi al termine dell’evento.
Per offrire un’esperienza di evento phygital davvero memorabile, continua a fornire contenuti di valore e attività pertinenti anche dopo la fine dell’evento.

Una piattaforma per eventi può aiutarti a rimanere in contatto con il tuo pubblico, condividere materiali post-evento e coltivare una community a lungo termine attorno al tuo evento. Questa interazione continua aumenta la fidelizzazione e mantiene vivo l’interesse dei partecipanti per le edizioni future.

4. Non utilizzare i dati in modo efficace

Ogni evento phygital offre un’opportunità unica per raccogliere dati preziosi sui partecipanti, un risultato più difficile da ottenere negli eventi fisici tradizionali.

Utilizzando una piattaforma avanzata per eventi, puoi monitorare il comportamento dei partecipanti prima, durante e dopo l’evento, sia per i partecipanti virtuali che per quelli fisici.
Puoi anche condurre sondaggi per misurare il sentiment dell’evento, analizzare il coinvolgimento e raccogliere informazioni utili per perfezionare le tue future strategie di marketing.

Le decisioni basate sui dati sono alla base del successo degli eventi: assicurati di sfruttare questo vantaggio.

5. Scegliere la piattaforma sbagliata per l’evento

Ultimo ma non meno importante, uno degli errori più grandi che puoi commettere è scegliere la tecnologia sbagliata per il tuo evento phygital.

Negli eventi ibridi, la piattaforma svolge un ruolo cruciale nella soddisfazione dei partecipanti, offrendo una varietà di strumenti che migliorano l’interazione e creano valore.

Esistono numerose piattaforme per eventi, alcune semplici, altre complesse, con diverse funzionalità.
LetzFair offre una piattaforma intuitiva e intuitiva con un’ampia gamma di funzionalità pensate per migliorare l’esperienza del tuo evento phygital:

• Strumenti di chat, video chat e gamification che incoraggiano l’interazione e aiutano a creare una community attorno al tuo evento, anche dopo la sua conclusione.
• Raccolta dati completa, che ti consente di accedere a preziose informazioni sul comportamento e le preferenze dei partecipanti, con opzioni per avviare sondaggi e raccogliere feedback in tempo reale.
• Stand digitali per espositori e sponsor, che estendono la loro visibilità oltre i giorni dell’evento.

…E molto altro ancora!

Conclusioni

Evitare questi errori comuni è fondamentale per organizzare un evento phygital di successo che offra valore sia ai partecipanti di persona che a quelli online.

Richiedi una demo personalizzata della piattaforma per eventi LetzFair per scoprire tutte le funzionalità che possono aiutarti a progettare un’esperienza ibrida fluida, coinvolgente e basata sui dati.

Con la giusta tecnologia per eventi, puoi dare potere al tuo pubblico, prevenire errori costosi e rendere il tuo prossimo evento phygital davvero indimenticabile.