In che modo puoi attirare numerosi partecipanti ai tuoi eventi online

In che modo puoi attirare numerosi partecipanti ai tuoi eventi online

Non tutti gli eventi online sono stati sfruttati al massimo delle loro potenzialità: in realtà queste ultime, se impiegate al meglio, permettono agli organizzatori di attirare migliaia di partecipanti.

Da ormai un anno l’industria degli eventi è supportata dalle attività online: tuttavia, i risultati non sono stati i medesimi per tutti gli attori del settore. Per quale motivo?

Gli eventi online presentano delle potenzialità tali da attirare un numero ingente di partecipanti; tuttavia, affinché i risultati siano davvero soddisfacenti, gli organizzatori devono essere in grado di sfruttarle nel modo giusto, adottando un modus operandi che frazioni l’evento online in tre fasi: pre-evento, durante l’evento, post-evento.

FASE PRE-EVENTO:

  • Durante la progettazione dell’evento bisogna esaminare gli strumenti a disposizione e valutare in che modo utilizzarli al fine di preservare l’esperienza dei partecipanti;
  • E’ necessario farsi trovare preparati qualora la tecnologia non dovesse funzionare correttamente, attraverso dei piani di backup e test approfonditi della piattaforma utilizzata;
  • Bisogna dedicare molto tempo alle previsioni per avere un’idea chiara di quante persone parteciperanno e, di conseguenza, discutere i requisiti con il proprio partner tecnologico;
  • In questa fase è cruciale mettere a già a disposizione dei partecipanti la piattaforma affinché abbiano modo sia di interfacciarsi con le attività di loro interesse che di interagire tra loro;
  • Se l’evento da organizzare è una videoconferenza o un congresso online, è necessario strutturare in anticipo gli interventi dei vari oratori coinvolti, prevedendo degli speech la cui durata sia rispettosa dei tempi di attenzione dei partecipanti.

FASE DURANTE L’EVENTO:

  • Non è obbligatorio utilizzare tutte le funzionalità disponibili. In questa fase lo scopo principale deve essere l’alto coinvolgimento del pubblico: l’uso di troppi strumenti all’interno di un unico evento potrebbe peggiorare l’esperienza dei partecipanti;
  • Durante l’evento bisogna stimolare continuamente le conversazioni del pubblico sui social media e tramite domande e risposte sulla piattaforma.
  • La partecipazione “in diretta” dovrebbe avere la priorità: per far sentire il pubblico come se stesse partecipando a un evento, si possono utilizzare le comunicazioni dirette per aumentare la percezione che sia importante presentarsi all’evento live e, se necessario, rendere disponibile la presenza asincrona a un prezzo premium.
  • Per rispettare i tempi di attenzione dei partecipanti, può essere utile inserire durante l’evento delle pause creative, con musica e attività di gaming.

FASE POST-EVENTO:

  • Una volta concluso l’evento, è molto importante raccogliere i feedback da parte di coloro che vi hanno preso parte: non solo il pubblico dei partecipanti, ma anche relatori, colleghi, tecnici che hanno curato la piattaforma. I dati ottenuti saranno cruciali per riorganizzare al meglio gli eventi futuri;
  • In questa fase è molto utile revisionare i contenuti che sono stati proposti e incrociarli con i commenti e i feedback ricevuti al fine di perfezionarli per migliorare ulteriormente l’esperienza dei partecipanti in vista di nuovi eventi.
  • Non bisogna dimenticarsi di registrare quanto avvenuto nel corso dell’evento per metterlo a disposizione degli utenti a seguito della sua conclusione: in questo modo avranno la possibilità di consultare il materiale raccolto in qualsiasi momento.

In conclusione, la speranza di tutti gli attori del settore degli eventi è di poter organizzare al più presto gli eventi in presenza: tuttavia, in attesa di tempi migliori, gli eventi online possono comunque rivelarsi una valida alternativa per attirare partecipanti e l’utilizzo di piattaforme tecnologiche strutturate ad hoc, come LetzFair, consentono di sfruttarne al meglio le potenzialità.

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