Eventi fisici

Eventi in presenza, ecco come prepararsi per il ritorno

Un anno dopo che la pandemia ha costretto gli eventi in presenza a interrompersi, le cose stanno finalmente migliorando: l’articolo riporta alcuni consigli utili per prepararsi al ritorno degli eventi in presenza.

Un anno dopo che la pandemia ha costretto gli eventi di persona a interrompersi, le cose stanno finalmente migliorando: si tornerà presto agli eventi in presenza (in Spagna sono ripartiti a metà marzo) e bisognerà farsi trovare pronti per eseguire una transizione graduale dagli eventi online a quelli fisici.

L’articolo riporta alcuni consigli utili per prepararsi al loro ritorno.

  1. LA SICUREZZA VIENE PRIMA DI TUTTO

Prima di rilanciare le esperienze di persona, gli organizzatori di eventi dovranno considerare attentamente i rischi per la sicurezza e la protezione del loro evento. Molti fattori possono influenzare il profilo di rischio di un evento, tra cui l’ubicazione della sede, lo scopo dell’evento e i partecipanti all’evento.

Seguendo l’esperienza dei funzionari sanitari e delle autorità di regolamentazione, gli eventi dovranno adottare nuove politiche e procedure per ridurre al minimo il contatto fisico e massimizzare la salute e il benessere dei loro partecipanti.

Poiché tutti rappresentano un potenziale rischio di trasmissione, l’adozione di misure di sicurezza e di gestione del rischio appropriate è fondamentale, così come la comunicazione dei requisiti e delle responsabilità del personale e dei partecipanti durante queste circostanze senza precedenti.

Secondo il “Playbook sulla sicurezza per eventi COVID-19” di Eventbrite, il processo di sicurezza si può scomporre in quattro fasi:

  • Valutazione dei rischi dell’evento e del potenziale di trasmissione del virus. Questa fase aiuterà a identificare i rischi intrinseci e altri fattori che possono influenzare l’evento e comprendere le opzioni di mitigazione volte a ridurre il rischio di trasmissione di COVID-19 all’evento.
  • Attuazione di misure di sicurezza. In questa fase, è utile pensare a come prepararsi e rispondere ai rischi prima, durante e dopo l’evento.
  • Comunicazione di politiche e procedure. Queste politiche dovrebbero essere comunicate ai partecipanti e al personale dell’evento. Possono essere condivise online sul sito web e sulla pagina del biglietto, nell’e-mail di conferma agli acquirenti dei biglietti, all’ingresso, all’interno dell’evento stesso tramite segnaletica e annunci e con lo staff in un briefing pre-evento.
  • Ulteriore controllo delle misure. In questa fase bisogna ricontrollare i regolamenti e le regole locali il giorno prima e il giorno dell’evento per potenziali cambiamenti.

2. INFORMARSI SU COME GLI ALTRI PAESI HANNO GESTITO LA RIAPERTURA DEGLI EVENTI IN PRESENZA

Ottenere alcune informazioni cruciali su come paesi quali la Spagna hanno iniziato a riaprire in modo sicuro, può essere d’aiuto per prendere spunto e valutare se le loro misure possano essere attuabili anche per gli eventi fisici in Italia.

3. PASSAGGIO GRADUALE MEDIANTE EVENTI SOCIALMENTE DISTANTI

All’inizio della riapertura, molte misure di sicurezza potrebbero essere ancora in vigore, portando ad un aumento di eventi socialmente distanti.

La pandemia, infatti, ha cambiato le solite considerazioni principali per gli organizzatori di eventi.

Un modo per tornare facilmente a concerti e altre grandi esibizioni sono gli eventi drive-in, che hanno visto una rinascita lo scorso autunno.

Limitare il numero di persone che possono essere presenti contemporaneamente nello spazio  di un evento potrebbe sembrare difficile, ma gli organizzatori di un’ampia varietà di eventi utilizzano “fasce orarie” per gestire il flusso dei partecipanti.

4. PERCHÉ GLI EVENTI VIRTUALI NON STANNO ANDANDO VIA

Quando gli eventi in presenza torneranno, i limiti di capacità potrebbero limitare il numero di titolari di biglietti che un evento potrà avere e alcuni partecipanti potrebbero non sentirsi a proprio agio a tornare subito in presenza. La soluzione: eventi ibridi che hanno partecipanti sia di persona che virtuali e che forniscono accessibilità e un flusso di entrate aggiuntivo.

Anche se le restrizioni COVID-19 si attenueranno, gli eventi virtuali continueranno ad essere importanti. Solo nell’ultimo anno, i vantaggi degli eventi virtuali sono diventati evidenti e gli organizzatori hanno imparato rapidamente come guidare gli eventi virtuali.

Per gestire al meglio il passaggio dagli eventi virtuali a quelli in presenza e, al contempo, organizzare eventi ibridi, saranno sempre più vantaggiose delle soluzioni tecnologiche ad hoc. La piattaforma LetzFair è nata proprio per questo motivo: fornire delle funzionalità utili a soddisfare i bisogni di organizzatori, espositori e sponsor, che si tratti di eventi fisici, virtuali o ibridi.


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