Come oltrepassare il problema sicurezza degli eventi fisici e attirare i tuoi visitatori

Come oltrepassare il problema sicurezza degli eventi fisici e attirare i tuoi visitatori

La testimonianza positiva al grande dubbio che attanaglia il settore degli eventi, in particolar modo quelli in presenza, arriva dal mondo automobilistico.

In questi ultimi mesi i brand automobilistici, pur di non rinunciare agli eventi di persona, hanno mostrato resistenza al Covid. D’altronde, per innamorarsi di un’auto, avere quell’ultima spinta per optare per un modello o per un altro e decidere di acquistarla, il cliente deve toccare il volante, inserire la marcia e premere l’acceleratore.

Che sia stato per test drive, corsi di guida, scuole guida o presentazioni di veicoli, il settore automobilistico ha preso molto sul serio i protocolli sanitari al fine di mantenere un rapporto one-to-one con i propri clienti e continuare a mantenerli fedeli attraverso esperienze di guida.

Le premesse di base per tenere saldo questo rapporto sono state non solo il rispetto rigoroso delle misure sanitarie ma anche la uno scrupoloso controllo dei flussi e l’adozione di strumenti di gestione dei dati dei partecipanti per consentire la tracciabilità di ogni ospite. 

VOLKSWAGEN, UN VALIDO CASE STUDY PER IL SETTORE DEGLI EVENTI DI PERSONA
Dal 22 al 24 ottobre 2020 la casa automobilistica tedesca ha organizzato presso il circuito spagnolo di Jarama la Volkswagen Driving Experience, un evento chiave per conoscere il cliente del marchio, le sue preferenze, mostrargli nei dettagli il prodotto, analizzarne il comportamento e la fedeltà al brand.

La priorità del marchio e dell’organizzazione era creare un ambiente sicuro per godersi l’evento proponendo un protocollo sanitario globale che ha previsto:

  • Software di gestione pre-evento e durante l’evento per coordinare i partecipanti, fornire informazioni e dati sia quantitativi che qualitativi;
  • studio e controllo del flusso di persone presenti e della capacità degli spazi;
  • regolamento aggiornato.

Naturalmente, non sono mancate le misure igieniche più elementari come la disinfezione degli spazi, un kit personale con gel idroalcolico e una maschera, punti di disinfezione delle mani, pulizia approfondita dei veicoli dopo ogni cambio di guidatore con l’utilizzo di un vaporizzatore a pressione per decontaminarli. 

Tutte queste misure sono state inoltre integrate da una comunicazione esaustiva con il cliente prima, durante e dopo l’evento, su una piattaforma online di gestione dell’evento: quest’ultima, oltre a canalizzare inviti, iscrizioni ad eventi e conferme di partecipazione, aveva la funzionalità di aiutare a comunicare i protocolli sanitari adottati per la manifestazione. 

Una volta registrato all’evento, l’utente aveva nel suo spazio personale un’area download dove poteva accedere ad un certificato di mobilità Volkswagen per potersi recare all’evento e seguire il suo corso di guida. In questo stesso spazio personale hanno potuto trovare la loro agenda personalizzata, informazioni sull’evento, vedere un video teaser dell’esperienza che vivranno e, ovviamente, il protocollo Covid da seguire durante l’evento. L’obiettivo: rendere la vita più facile al cliente.

L’analisi del caso Volkswagen non si ferma all’evento realizzato ad Jarama: all’inizio del mese di marzo, infatti, la multinazionale tedesca ha organizzato a Madrid un evento live di tre giorni per il lancio della nuova Volkswagen ID.4, al quale hanno preso parte ben 330 persone

Per questo evento, Volkswagen ha replicato i protocolli di sicurezza adottati ad ottobre 2020: “Abbiamo deciso che avremmo occupato solo il 10% dello spazio contemporaneamente, cioè un massimo di 50 persone, contro una capacità totale di 500. I partecipanti sono stati suddivisi in piccoli gruppi di 8 persone e, in alcuni casi anche di numero inferiore.” ha raccontato Bárbara Santos, responsabile eventi e sponsorizzazioni Volkswagen Group. 

Lo spazio e i diversi piani erano divisi per moduli di lavoro – ha aggiunto la Santos – Carico, assistenti alla guida, design e tecnologia, piattaforma MEB e la zona sostenibilità ‘Way to zero’ … In questo modo, con l’aiuto di esperti di prodotto, abbiamo spiegato ai partecipanti ogni dettaglio del nuovo ID.4, in modo molto attento e personalizzato, e allo stesso tempo abbiamo sciolto tutti i loro dubbi”.

In conclusione, l’esempio di Volkswagen conferma che, anche in caso di eventi di maggiori dimensioni, con un piano di sicurezza ben organizzato e strutturato nei minimi dettagli, gli eventi fisici sono tuttora realizzabili in sicurezza: l’adozione di una piattaforma online che ne gestisca i flussi informativi e ne integri i servizi, può rivelarsi un aiuto imprescindibile per gli organizzatori, utile a rendere piacevole e unica l’esperienza dei partecipanti.

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