Essere sponsor di un evento: una strategia “win-win”

Essere sponsor di un evento: una strategia “win-win”

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Avete presente quando si dice “l’unione fa la forza”?!
Ecco, la collaborazione tra te e i tuoi sponsor è un esempio di quella situazione idilliaca in cui la collaborazione è produttiva per entrambi… l’unico ostacolo al successo è fargli capire i vantaggi che derivano dall’investire nel tuo evento!

Quando organizzi un evento le cose da curare nel dettaglio sono tante, e puoi pianificarlo alla perfezione, ma è innegabile che ti servano fondi per realizzarlo nel concreto. 

Chiedere un alto prezzo del biglietto ai tuoi visitatori è molto rischioso perchè potrebbe disincentivare la partecipazione all’evento. Per non auto-sabotarti la soluzione migliore è trovare chi aiuti a finanziare l’evento, ma in cambio di qualcosa: la visibilità!
Stiamo ovviamente parlando degli sponsor, i tuoi partner strategici per la riuscita di un evento memorabile!

Come dicevamo, coinvolgere gli sponsor è una strategia vincente per tutti! Se ci pensi bene, infatti, non è solo un win-win, ma un win-win-win, perché oltre ad organizzatore e sponsor, anche il visitatore ci guadagnerebbe, avendo la possibilità di vivere un evento memorabile grazie alla loro collaborazione! 

Ma come puoi convincere lo sponsor a investire proprio sul tuo evento?! 

E’ fondamentale spiegare bene ai possibili sponsor ciò che si ha da offrire loro, a fronte di un investimento, spesso non esiguo. 

Ecco quì alcuni consigli per rendere il tuo evento più appetibile ai loro occhi:

  • Spiega nel dettaglio

fai una presentazione accurata dell’evento, trattando tutti i punti essenziali quali date e location dell’evento, bozza del programma e degli ospiti che hai intenzione di contattare. Poi illustra in modo chiaro ed esaustivo le diverse opzioni di sponsorizzazione con relative tariffe, differenziate in base al grado di visibilità garantito.

  • Promuovi al meglio l’evento
    pubblicizza in anticipo il tuo evento basandoti su una strategia di marketing ragionata. Sfrutta al massimo i canali social e sii creativo! Per esempio, se stai organizzando un evento di una certa entità dedicato a temi di interesse giovanile e quindi quello sarà il tuo target, puoi lanciare una sfida da filmare e puntare a farla diventare un trend virale. Come incentivo puoi mettere in palio dei biglietti per l’evento (nel caso non sia gratuito) oppure dei gadget dell’evento o degli sponsor.
  • Punta sui dati!…

Sarà più facile per te convincere i potenziali sponsor a investire nel tuo evento avendo dei dati alla mano di ciò a cui il tuo evento può portare!

Se non è la prima edizione dell’evento potrai mostrare dei dati degli anni precedenti che dimostrino una buona affluenza di partecipanti, ne evidenzino l’eventuale trend in crescita, un alto interesse all’evento dimostrato sui canali social, una buona interazione del target con la pagina dell’evento o dell’organizzatore.

  • …ma anche sui dati futuri! 

Assicurati però anche di guardare al futuro, cioè di avere un valido sistema di raccolta dati per l’evento che stai organizzando. Così, a seguito dell’evento, potrai restituire un feedback quali-quantitativo dello stesso ai tuoi sponsor e dimostrargli che hanno fatto la scelta giusta ad investire su di voi!

Per questo serve una tecnologia a supporto adatta, come un’app per eventi, utilizzabile sia per eventi virtuali, che fisici che ibridi!

LetzFair è una piattaforma per eventi che offre, tra le tantissime funzionalità, anche l’opportunità di raccogliere in modo impeccabile dati e analizzarli poi filtrandoli sulla base di tantissimi criteri di interesse.
La piattaforma LetzFair non raccoglie soltanto i dati anagrafici forniti durante la registrazione, ma anche dati originali come il tempo di permanenza medio nello stand, sia virtuale che fisico, indice della visibilità che si può garantire allo stand dello sponsor.

Inoltre un’altra possibilità offerta dalla piattaforma LetzFair, che può risultare utile per convincere gli sponsor, è quella di raccogliere dati sulle opinioni dirette dei visitatori tramite dei sondaggi. Infatti, in accordo con lo sponsor, potresti inviare dei sondaggi formulati in modo originale in cui puoi eventualmente indagare anche il sentiment o la brand awareness nei confronti dello sponsor stesso.

La piattaforma LetzFair ti darà poi la possibilità di inviare notifiche push ai tuoi visitatori, o ad una cerchia selezionata di essi, per pubblicizzare e ricordare un’iniziativa, interna o esterna all’evento, organizzata dal tuo sponsor. 


Un’altra grande possibilità che il tuo sponsor può sfruttare grazie all’app LetzFair è quella di allestire il proprio stand virtuale. Sia in caso di evento fisico che virtuale o ibrido, il tuo sponsor avrà un’area dedicata all’interno della piattaforma, che sarà facilmente visibile e accessibile a tutti i visitatori. Quest’area, il cosiddetto “stand digitale”, potrà essere arricchita di tutte le informazioni relative allo sponsor, compresi foto, video, documenti, link a siti esterni e a pagine social. Tutto ciò per garantire visibilità ai tuoi sponsor non solo durante l’evento, ma anche nei giorni precedenti e successivi allo svolgimento, allungando la finestra temporale di occasioni di contatto visitatore-sponsor.

Infine, se il vostro partner desidera vendere prodotti o servizi direttamente durante l’evento, può farlo grazie alla funzionalità dell’e-commerce interno alla piattaforma. 

Conclusioni

In breve, convincere i tuoi papabili sponsor a sostenere il tuo evento è una strategia win-win, ovvero vincente per tutti i soggetti coinvolti. Ma devi essere bravo a comunicare il vantaggio di visibilità che gli garantirà la partecipazione al tuo evento!
Puoi essere un bravissimo commerciale, ma sicuramente questo ti sarà molto più facile se arriverai preparato e avrai a supporto dei dati sul passato e la garanzia di ottenere e condividere con loro dati precisi dell’evento, e funzionalità gli permettano di aumentare ulteriormente la brand awareness nei visitatori.
Come anticipato, la piattaforma per eventi LetzFair ti permette tutto ciò e molto altro. Vieni a scoprire i vantaggi competitivi che possono derivare dal suo utilizzo richiedendo una demo esplicativa gratuita!
Cosa aspetti? Sfrutta subito il vantaggio di avere il supporto della migliore tecnologia per convincere i tuoi possibili sponsor a investire nel tuo evento!

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