6 strategie per proporre eventi ibridi a partecipanti fisici e virtuali

6 strategie per proporre eventi ibridi a partecipanti fisici e virtuali

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In che modo gli organizzatori possono commercializzare i loro eventi ibridi per distinguersi e attirare partecipanti sia in presenza che in modalità virtuale?

Gli eventi ibridi richiedono agli organizzatori di attirare i partecipanti in presenza senza alienare chi vorrebbe partecipare virtualmente e di competere per l’attenzione di un pubblico virtuale in un mercato ormai saturo.

Di conseguenza, si apre una nuova sfida per gli organizzatori: le loro offerte virtuali devono essere abbastanza convincenti da attirare un pubblico remoto invaso da un surplus di scelta, ma non così convincenti da disincentivare la partecipazione di persona.

La risoluzione consiste nell’ inquadrare le attività di marketing in termini di vantaggi offerti da ciascuna possibilità, non in termini di perché una è migliore dell’altra.

Idealmente, gli sforzi di marketing dell’evento dovrebbero integrarsi perfettamente con il suo formato ibrido. Pertanto, in vista dell’evento, la campagna di marketing dovrebbe sottolineare:

  • la flessibilità e l’accessibilità offerte dalla partecipazione virtuale;
  • l’esperienza coinvolgente che deriva dalla presenza di persona;
  • la possibilità per l’interazione bidirezionale tra partecipanti dal vivo e partecipanti remoti.

Vediamo grazie a quali strategie è possibile raggiungere gli obiettivi menzionati.

1 Ospitare un’anteprima dell’evento per far familiarizzare i partecipanti con la piattaforma dell’evento virtuale

Uno dei vantaggi di un formato online è che offre molte opportunità per il coinvolgimento pre-evento.

Ad esempio, una trasmissione in live streaming teaser può consentire ai potenziali partecipanti di visualizzare in anteprima il contenuto dell’evento mentre, al contempo, mostra il coinvolgimento e l’interattività offerti dalla tua piattaforma. Ciò offre ai potenziali partecipanti virtuali la possibilità di esplorare in anticipo il formato online, inoltre anche coloro che intendono partecipare di persona avranno un incentivo a familiarizzare in anticipo con la piattaforma.

2 Offrire contenuti solo audio per evitare l’affaticamento dello zoom

Limitatamente all’aspetto virtuale degli eventi ibridi, i potenziali partecipanti potrebbero sperimentare la “fatica dello zoom” – nonché la stanchezza non solo di essere guardati ma anche di guardare gli altri su uno schermo – e alcuni potrebbero preferire il coinvolgimento solo attraverso l’audio.

Sebbene sia ancora una buona idea offrire contenuti video e funzioni più interattive, come domande e risposte, è consigliabile progettare alcune sessioni che funzionino in maniera simile ai podcast. D’altronde, il coinvolgimento online è tutto basato sulla scelta: si può passare dalla concentrazione minima, richiesta dall’audio di sottofondo, al coinvolgimento massimo, facilitato da stringhe di commenti e sondaggi dal vivo.

3 Posizionare gli eventi più piccoli come esclusivi anziché limitati

Quando si commercializza l’esperienza dal vivo, gli organizzatori devono pensare ad esperienze uniche per le quali valga la pena esserci fisicamente.

I potenziali partecipanti potrebbero valutare svantaggioso un evento di piccole dimensioni e domandarsi quale sia il potenziale di networking di un evento con 10, 20 o 45 persone rispetto alle centinaia a cui potrebbero essere abituate.

In verità, le folle più piccole facilitano la creazione di esperienze uniche che guideranno la vendita dei biglietti e attireranno anche l’attenzione dei partecipanti remoti: bisogna, quindi, combattere la sensazione che l’evento dal vivo sia limitato concentrandosi sulla sua progettazione ed enfatizzando l’aspetto dell’esperienza nelle comunicazioni. Deve trasparire un senso di lusso, novità o opportunità unica.

4 Sfrutta la sede dell’evento per rendere utile l’esperienza di persona

Poiché i partecipanti possono sintonizzarsi sugli eventi in qualsiasi parte del mondo attraverso la partecipazione virtuale, gli organizzatori devono pensare a come mettere in risalto la sede del loro evento.

Per promuovere la partecipazione di persona e ottimizzare le opportunità di promozione incrociata, si può prendere in considerazione l’idea di ospitare sul posto un influencer per un interventista pre-evento.

Un’altra idea è stata esposta da Meschida Philip, direttrice del festival cinematografico 1261 Film Festival, nel corso di un’intervista rilasciata per Hybrid Event Revolution: la Philip ha spiegato come è stata in grado di mettere in scena uno dei concerti del suo festival ibrido accanto a una cascata, un’ambientazione che non sarebbe stata possibile con un pubblico ampio. Un’esperienza coinvolgente e memorabile come questa sarà un’attrazione sia per i partecipanti dal vivo che per quelli che si sintonizzano da casa.

5 Sfruttare l’interazione ibrida per rassicurare i potenziali partecipanti

Il marketing dell’evento dovrebbe tenere conto anche dell’interazione tra il pubblico presente di persona e quello virtuale.

A tale scopo, il fondatore di MeetingPlay Joe Schwinger, parlando all’Hybrid Event Revolution, ha consigliato di impostare un sistema di “ambassador” attraverso il quale i partecipanti dal vivo verrebbero abbinati a un gruppo di partecipanti remoti. Assumendo il ruolo di influencer, l’ambassador presente di persona si offrirebbe volontario per condividere i punti salienti dell’evento e rispondere alle domande.

6 Usare i social media per creare una community online finalizzata a un coinvolgimento costante

La pianificazione delle attività inerenti gli eventi sui social media dovrebbe essere orientata a lungo termine: eventi dedicati, gruppi Facebook, hashtag che vengono mantenuti vivi e in circolazione, gli account Instagram che mostrano i dietro le quinte della produzione di eventi e mettono in luce sia i relatori che gli influencer, nonché i membri particolarmente attivi della community con cose interessanti da dire.

La creazione di una community di social media attorno all’evento e al suo marchio fornirà future iterazioni, spin-off e molto altro con un pubblico pronto e in attesa.

Come strategia finale, i post sui social media progettati in modo professionale possono aiutare a generare buzz online rafforzando al contempo il marchio dell’evento. Idealmente, i partecipanti di persona ei partecipanti remoti dovrebbero interagire attivamente tra loro online anche prima dell’inizio dell’evento.

In conclusione, gli eventi ibridi non solo rappresentano una sfida di marketing, ma forniscono anche un’opportunità di innovazione che si traduce in punti di forza unici.

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