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Il matchmaking ai congressi è un processo attraverso il quale le aziende e gli individui possono trovare potenziali partner commerciali, clienti o collaboratori durante un evento di tipo congressuale. È un’attività molto importante da dover svolgere, poiché è grazie all’interazione e al coinvolgimento tra partecipanti che si trovano nuove opportunità di business e si sviluppano collaborazioni per futuri progetti.
C’è anche da dire che in fase di organizzazione dell’evento è necessario tenere conto degli aspetti che influenzano il matchmaking e lavorare al fine di creare le condizioni migliori per facilitare questo processo.
Vediamo, quindi, alcuni consigli che in veste di event manager puoi seguire per potenziare il matchmaking ai congressi.
1. Prepara la scena
Prima di tutto è importante sondare il territorio e definire il target di partecipanti che prenderanno parte al tuo evento.
Per visitatori con interessi comuni sarà più semplice entrare in contatto e trovare argomentazioni di cui discutere. Per questo è importante che i tuoi congressi vertano su una tematica ben precisa e definita. Un’app per eventi, ad esempio, può essere molto utile per sviluppare nuove conoscenze, grazie alle funzionalità di collegamento e di chat istantanea, che permetteranno agli utenti di instaurare una prima relazione con chi di interesse e evitare i classici imbarazzi iniziali.
2. Crea sessioni di matchmaking ai congressi
Creare delle apposite sessioni di matchmaking all’interno del tuo congresso facilita enormemente lo svolgimento di questa attività. Presentazioni, meeting e aperitivi infatti, daranno modo ai partecipanti di incontrarsi, conversare e scambiarsi nuove idee su interessi comuni, senza contare la possibilità di trovare partner con cui avviare future collaborazioni. Sono momenti informali e amichevoli, in cui interagire in un contesto più rilassato.
3. Sfrutta gli spazi comuni
Prevedi spazi comuni per il tuo congresso: ambienti come sale, bar e ristoranti daranno l’opportunità ai presenti di incontrare ulteriori persone con cui relazionarsi e che potrebbero diventare potenziali clienti o collaboratori. Sii sicuro di mettere in evidenza adeguatamente questi spazi in modo tale che ogni angolo sia utile per svolgere matchmaking al tuo congresso.
4. Utilizza i social network
Utilizzare un social network, come Linkedin, è utile per promuovere il tuo congresso e anche per far sapere ai partecipanti chi ci prenderà parte. Così sarà possibile studiare preventivamente i profili delle aziende e dei professionisti che interverranno all’evento e, perché no, anche entrare in contatto con questi scambiandosi un collegamento. I social media sono utili anche nel post evento al fine di mantenere i contatti con chi si è conosciuto durante il congresso oppure scrivere a chi non è stato possibile incontrare.
Insomma un ulteriore strumento per favorire il matchmaking ai congressi.
5. Adotta una piattaforma per eventi
Come già anticipato potresti utilizzare un’app per eventi, poiché grazie alle sue funzionalità, si presenta come un ottimo strumento in grado di favorire e facilitare il networking, ad esempio grazie alla possibilità di poter instaurare una prima relazione con gli altri partecipanti durante il pre evento e continuarla anche a evento concluso. Inoltre, questa ti dà la possibilità di svolgere il tuo congresso in maniera ibrida o addirittura virtuale e creare delle apposite sale di matchmaking online per coinvolgere nel networking anche chi non potrà essere fisicamente presente.
Le app per eventi sono un modo per permettere anche ai più introversi di comunicare con chi di interesse in modo più semplice e rompere il ghiaccio tramite una chat online prima di incontrare l’altro di persona.
Conclusione
Il matchmaking ai congressi può essere un’opportunità unica per fare nuove conoscenze e trovare potenziali partner commerciali o collaboratori. Favorirlo diventa dunque essenziale per la buona riuscita del tuo congresso e per assicurarti il successo della manifestazione stessa. Seguire questi consigli potrà aiutarti nell’incrementare il numero di occasioni di contatto tra i presenti, poi starà a loro vincere la timidezza e dotarsi di una buona dose di intraprendenza.
