In che modo puoi attirare numerosi partecipanti ai tuoi eventi online

Non tutti gli eventi online sono stati sfruttati al massimo delle loro potenzialità: in realtà queste ultime, se impiegate al meglio, permettono agli organizzatori di attirare migliaia di partecipanti.

Da ormai un anno l’industria degli eventi è supportata dalle attività online: tuttavia, i risultati non sono stati i medesimi per tutti gli attori del settore. Per quale motivo?

Gli eventi online presentano delle potenzialità tali da attirare un numero ingente di partecipanti; tuttavia, affinché i risultati siano davvero soddisfacenti, gli organizzatori devono essere in grado di sfruttarle nel modo giusto, adottando un modus operandi che frazioni l’evento online in tre fasi: pre-evento, durante l’evento, post-evento.

FASE PRE-EVENTO:

• Durante la progettazione dell’evento bisogna esaminare gli strumenti a disposizione e valutare in che modo utilizzarli al fine di preservare l’esperienza dei partecipanti;
• E’ necessario farsi trovare preparati qualora la tecnologia non dovesse funzionare correttamente, attraverso dei piani di backup e test approfonditi della piattaforma utilizzata;
• Bisogna dedicare molto tempo alle previsioni per avere un’idea chiara di quante persone parteciperanno e, di conseguenza, discutere i requisiti con il proprio partner tecnologico;
• In questa fase è cruciale mettere a già a disposizione dei partecipanti la piattaforma affinché abbiano modo sia di interfacciarsi con le attività di loro interesse che di interagire tra loro;
• Se l’evento da organizzare è una videoconferenza o un congresso online, è necessario strutturare in anticipo gli interventi dei vari oratori coinvolti, prevedendo degli speech la cui durata sia rispettosa dei tempi di attenzione dei partecipanti.

FASE DURANTE L’EVENTO:

• Non è obbligatorio utilizzare tutte le funzionalità disponibili. In questa fase lo scopo principale deve essere l’alto coinvolgimento del pubblico: l’uso di troppi strumenti all’interno di un unico evento potrebbe peggiorare l’esperienza dei partecipanti;
• Durante l’evento bisogna stimolare continuamente le conversazioni del pubblico sui social media e tramite domande e risposte sulla piattaforma.
• La partecipazione “in diretta” dovrebbe avere la priorità: per far sentire il pubblico come se stesse partecipando a un evento, si possono utilizzare le comunicazioni dirette per aumentare la percezione che sia importante presentarsi all’evento live e, se necessario, rendere disponibile la presenza asincrona a un prezzo premium.
• Per rispettare i tempi di attenzione dei partecipanti, può essere utile inserire durante l’evento delle pause creative, con musica e attività di gaming.

FASE POST-EVENTO:

• Una volta concluso l’evento, è molto importante raccogliere i feedback da parte di coloro che vi hanno preso parte: non solo il pubblico dei partecipanti, ma anche relatori, colleghi, tecnici che hanno curato la piattaforma. I dati ottenuti saranno cruciali per riorganizzare al meglio gli eventi futuri;
• In questa fase è molto utile revisionare i contenuti che sono stati proposti e incrociarli con i commenti e i feedback ricevuti al fine di perfezionarli per migliorare ulteriormente l’esperienza dei partecipanti in vista di nuovi eventi.
• Non bisogna dimenticarsi di registrare quanto avvenuto nel corso dell’evento per metterlo a disposizione degli utenti a seguito della sua conclusione: in questo modo avranno la possibilità di consultare il materiale raccolto in qualsiasi momento.

In conclusione, la speranza di tutti gli attori del settore degli eventi è di poter organizzare al più presto gli eventi in presenza: tuttavia, in attesa di tempi migliori, gli eventi online possono comunque rivelarsi una valida alternativa per attirare partecipanti e l’utilizzo di piattaforme tecnologiche strutturate ad hoc, come LetzFair, consentono di sfruttarne al meglio le potenzialità.